Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

سجل الآن

مسرد المصطلحات

مسرد مصطلحات إدارة الموارد البشرية واستحقاقات الموظفين

جدول المحتويات

إدارة الفريق عن بُعد

برزت إدارة فرق العمل عن بُعد كمهارة بالغة الأهمية للقادة الذين يهدفون إلى تعزيز الإنتاجية والتعاون والمشاركة بين فرق العمل المتفرقة جغرافياً.

وهو ينطوي على الإشراف على فريق يعمل من مواقع مختلفة، وغالباً ما يعتمد على الأدوات والمنصات الرقمية للتواصل والتعاون بفعالية. يمكن أن يُعزى ظهور العمل عن بُعد إلى العديد من العوامل، بما في ذلك الرغبة في تحقيق التوازن بين العمل والحياة، والحاجة إلى ترتيبات عمل مرنة، والتحول العالمي المستمر نحو الحلول القائمة على التكنولوجيا. وبينما تتكيف الشركات مع هذا المعيار الجديد، يواجه المديرون تحديات وفرصًا فريدة من نوعها تتطلب نهجًا دقيقًا للقيادة.

ما معنى إدارة الفريق عن بُعد؟

تشير إدارة الفريق عن بُعد إلى عملية الإشراف والتنسيق بين مجموعة من الأفراد الذين يعملون معًا من مواقع مختلفة، وغالبًا ما يستخدمون أدوات رقمية ومنصات اتصال للتعاون وتحقيق الأهداف المشتركة.
‍

يتضمن معالجة التحديات المختلفة المرتبطة بإدارة القوى العاملة الموزعة وتنفيذ استراتيجيات فعالة لضمان الإنتاجية والتواصل والتماسك داخل الفريق.

ما أهمية إدارة الفريق عن بُعد؟

تشمل أسباب أهمية إدارة الفريق عن بُعد ما يلي

‍

‍وضعتوقعات وقواعد أساسية واضحة: عند إدارة فرق العمل عن بُعد، من الضروري وضع قواعد أساسية وتوقعات محددة منذ البداية. ويشمل ذلك أشياء مثل قنوات الاتصال، وجداول الاجتماعات، وساعات العمل، والمخرجات.
‍
الحفاظ على تماسك الفريق وعلاقاته: يتمثل أحد أكبر التحديات التي تواجه فرق العمل عن بُعد في بناء والحفاظ على الشعور بالزمالة وروح الفريق. تتضمن بعض أفضل الممارسات: بناء الفريق الافتراضي، والخلوات الشخصية السنوية، والاحتفال بالمكاسب، وتسليط الضوء على الموظفين عن بُعد.
‍
‍تمكينالتعاون الفعال: أدوات إدارة المشاريع والتعاون ضرورية للفرق البعيدة للعمل معًا بسلاسة. تتيح لك الأداة المركزية تنسيق المهام ومشاركة المعلومات وتتبع التقدم المحرز وإدارة الميزانيات.
‍
دعم التوازن بين العمل والحياة الشخصية: يوفر العمل عن بُعد مرونة كبيرة ولكنه قد يؤدي أيضاً إلى طمس الحدود بين العمل والحياة الشخصية. بصفتك مديراً، من المهم أن تكون نموذجاً يُحتذى به وتشجع العادات الصحية مثل احترام ساعات الإجازة، وتوفير موارد الصحة والعافية، ومنع الإرهاق.

استمع لموظفيك وتعرّف عليهم وكافئهم واحتفظ بهم من خلال برنامجنا لإشراك الموظفين

كيف تدير فريق عمل عن بُعد؟

طرق إدارة فريق العمل عن بُعد هي
‍

‍التواصل: الإفراط في التواصل، خاصة عندما يتعلق الأمر بالمهام والمسؤوليات والنتائج المرجوة. كن واضحًا جدًا ومفصلاً في تواصلك. استخدم مؤتمرات الفيديو بشكل متكرر لإقامة التفاعل وجهاً لوجه الذي يفتقر إليه العمل عن بُعد. تتيح ذلك أدوات مثل Zoom وGoogle Hangouts وMicrosoft Teams. قم بإجراء عمليات تسجيل وصول واجتماعات منتظمة، ربما يومياً، لضمان توافق الجميع. شجع على التواصل غير المتزامن وتأكد من فهم الجميع لوقت وكيفية إنشاء وثائق عالية الجودة باستخدام أدوات مثل Notion و Slack و Google Drive وما إلى ذلك.
‍العملياتوالأدوات: قم بإنشاء مستندات مفصلة تحدد عمليات فريقك. يمكن أن يساعد التقويم المشترك عبر الإنترنت في ضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة مع الجداول الزمنية. استخدم أداة إدارة المشروع لإبقاء الجميع على اطلاع دائم بالمشاريع والمهام والتكليفات. ضع المحادثات والتفاصيل ذات الصلة في وصف كل مشروع. تأكد من أن جميع الموظفين عن بُعد يمكنهم الوصول بسهولة إلى المستندات الأساسية والجداول الزمنية والجداول الزمنية وما إلى ذلك في موقع مركزي عبر الإنترنت مثل SharePoint وDropbox وGoogle Docs وما إلى ذلك.
‍الأداءوالإنتاجية: ضع توقعات واضحة حول الإنتاجية والمساءلة والعمل الجماعي حتى يعرف الموظفون ما هو متوقع منهم. تقديم ملاحظات فورية ومفصّلة حول تفاصيل المشروع حتى لو كانت بسيطة لإبقاء التطوير على المسار الصحيح. استخدم أدوات وأساليب موثوقة لتتبع إنتاجية وأداء الموظفين عن بُعد لضمان المساءلة.
‍بناء الفريق والمشاركة: خصص وقتًا لبناء الفريق، مثل ممارسة الألعاب الصديقة عن بُعد معًا، لتشجيع التعاون. احتفل بانتصارات الفريق، الكبيرة منها والصغيرة، لتعزيز الروح المعنوية والمشاركة. يساعد التقدير على جعل العمل عن بُعد أقل رتابة. توفير التدريب والنصائح حول العادات والسلوكيات والأدوات الصحية للازدهار في بيئة العمل عن بُعد. إشراك أعضاء الفريق عن بُعد في جميع الاجتماعات والعمل على جعلهم يشعرون بأنهم جزء من الفريق، وتجنب ديناميكية "نحن ضدهم".

ما هي أفضل الشركات التي تتفوق في إدارة فرق العمل عن بُعد؟

إليك بعض أفضل الشركات المعروفة باستراتيجياتها الفعالة في إدارة فرق العمل عن بُعد:

‍

Appen: شركة Appen هي شركة رائدة عالمياً في إنشاء مجموعات بيانات عالية الجودة للذكاء الاصطناعي، وتوظف عاملين عن بُعد في جميع أنحاء العالم. اعتماد الشركة على فرق العمل عن بُعد يتيح لها الوصول إلى المواهب في 80 دولة و150 لغة. تستخدم Appen أدوات مثل Skype للعمليات اليومية وتعقد اجتماعات سنوية لتعزيز تماسك الفريق والتعاون بين الموظفين عن بُعد.

أمريكان إكسبريس: اعتمدت أمريكان إكسبريس العمل عن بُعد لتعزيز العلاقات الشخصية مع قاعدة عملائها العالمية. وتوفر الشركة ترتيبات عمل مرنة، بما في ذلك وظائف بدوام جزئي ونوبات عمل مقسمة لتلبية احتياجات الموظفين المتنوعة. كما تحافظ الشركة على تواصل قوي من خلال الاجتماعات عبر الإنترنت وجلسات إبداء الرأي، مما يضمن شعور العاملين عن بُعد بالتقدير والارتباط بثقافة الشركة.

Trello: مع عمل حوالي 50% من قوتها العاملة عن بُعد، تؤكد Trello على أهمية التواصل بين أعضاء فريقها. وتنظم الشركة "أسابيع العمل عن بُعد"، حيث يجتمع الموظفون مرتين في السنة للتعاون شخصياً وتقوية العلاقات. يركز نهج Trello على توظيف الأفراد الذين لديهم دوافع ذاتية وفهم أن الإنتاجية يمكن أن تزدهر خارج ساعات العمل التقليدية.

إتسي: طورت شركة Etsy ثقافة تدمج العاملين عن بُعد في فرقها، باستخدام مؤتمرات الفيديو والأدوات التعاونية مثل Slack للحفاظ على التواصل. وتعطي الشركة الأولوية للشمولية وتشجع الموظفين عن بُعد على المشاركة بفعالية في المناقشات، بغض النظر عن منطقتهم الزمنية. تبحث Etsy عن العاملين عن بُعد ذوي الخبرة الذين يمكنهم المساهمة في مهمتها مع الشعور بأنهم أعضاء أساسيون في الفريق.

موزيلا: تعمل موزيلا، المعروفة بالتزامها بالإنترنت المفتوح، مع قوة عاملة عن بُعد تمتد عبر العالم. وتعزز المنظمة بيئة تعاونية من خلال أدوات وممارسات التواصل المختلفة، مما يضمن قدرة أعضاء الفريق على العمل معاً بفعالية، بغض النظر عن موقعهم الفعلي. تقوم ثقافة موزيلا على الشفافية والمجتمع، وهو أمر ضروري لإدارة الفريق عن بُعد.

زيروكس: تمتلك زيروكس تاريخاً طويلاً من العمل عن بُعد، وتواصل الاعتماد على فرق العمل الموزعة في مختلف المشاريع. وقد أنشأت الشركة قنوات اتصال فعالة وممارسات إدارية تدعم التعاون عن بُعد، مما يسمح لها بالحفاظ على الإنتاجية والابتكار عبر قوتها العاملة العالمية.

ما هي تحديات إدارة الفريق عن بُعد؟

تمثل إدارة فرق العمل عن بُعد مجموعة فريدة من التحديات التي يمكن أن تؤثر على الإنتاجية والتواصل وتماسك الفريق. فيما يلي بعض التحديات الأساسية التي تواجهها المؤسسات في إدارة فرق العمل عن بُعد:
‍

عوائق التواصل: غالبًا ما يتم إعاقة التواصل الفعال في الأماكن النائية بسبب عدم وجود تفاعلات وجهاً لوجه. يمكن أن تنشأ التفسيرات الخاطئة من غياب الإشارات المرئية، مما يؤدي إلى الارتباك وسوء الفهم. للتخفيف من حدة هذه المشكلات، يجب على المؤسسات إنشاء عمليات تسجيل وصول منتظمة واستخدام أدوات تعاونية مثل Slack وMicrosoft Teams وZoom لتسهيل الحوار المفتوح وضمان توافق الجميع على المهام والتوقعات.

اختلافات المناطق الزمنية: يمكن أن يؤدي تنسيق الجداول الزمنية عبر مناطق زمنية مختلفة إلى خلق تحديات كبيرة للفرق البعيدة. فقد يؤدي ذلك إلى صعوبات في جدولة الاجتماعات والتأخير في الجداول الزمنية للمشروع، ونقص في التواصل المتزامن. يمكن أن يساعد تبني طرق التواصل غير المتزامن، مثل المستندات المشتركة وأدوات إدارة المشروع، أعضاء الفريق على المساهمة في الوقت الذي يناسبهم، مما يقلل من ضغط التفاعلات في الوقت الفعلي.

بناء الثقة والعلاقة: الثقة أمر ضروري لفرق العمل عن بُعد، ومع ذلك قد يكون من الصعب تأسيسها دون تفاعلات شخصية. يجب على المديرين التحول من أساليب الإشراف التقليدية إلى الثقة بالموظفين لتحقيق النتائج بشكل مستقل. وهذا يتطلب توقعات واضحة وتواصل شفاف وثقافة تشجع على الانفتاح والمساءلة. كما يمكن أن يؤدي التقدير المنتظم للإنجازات الفردية والجماعية إلى تعزيز الشعور بالوحدة والثقة بين الموظفين عن بُعد.

المراقبة والمساءلة: قد يكون من الصعب تتبع الإنتاجية والأداء في بيئة العمل عن بُعد بسبب عدم وجود إشراف مباشر. ويحتاج المدراء إلى تطبيق مقاييس أداء واضحة واستخدام أدوات إدارة المشاريع لرصد التقدم المحرز بفعالية. وتُعدّ المراجعات المنتظمة للأداء وجلسات التغذية الراجعة ضرورية لمعالجة المشكلات على الفور والحفاظ على تحفيز الموظفين عن بُعد ومساءلتهم.

الحفاظ على مشاركة الفريق وتحفيزه: يمكن أن يؤدي العمل عن بُعد إلى الشعور بالعزلة وفك الارتباط بين أعضاء الفريق. يمكن أن يؤدي غياب التفاعل الاجتماعي إلى إضعاف الروح المعنوية والتحفيز، مما يجعل من الضروري للمدراء خلق فرص لترابط الفريق. يمكن أن يساعد تنظيم أنشطة بناء الفريق الافتراضية والاحتفال بالنجاحات وتشجيع التفاعلات غير الرسمية في الحفاظ على ثقافة الفريق القوية وإبقاء الموظفين على اتصال بأهداف المؤسسة.

مواجهة التحديات التكنولوجية: تعتمد فرق العمل عن بُعد اعتماداً كبيراً على التكنولوجيا في التواصل والتعاون، الأمر الذي يمكن أن يطرح تحديات مثل عدم توافق البرمجيات واتصالات الإنترنت غير المستقرة وتهديدات الأمن السيبراني. يجب على المؤسسات توحيد الأدوات والمنصات لتبسيط سير العمل وتوفير الدعم الفني والتدريب لضمان ارتياح جميع أعضاء الفريق للتكنولوجيا. بالإضافة إلى ذلك، فإن تنفيذ تدابير الأمن السيبراني أمر حيوي لحماية المعلومات الحساسة والحفاظ على سلامة البيانات.

ما هي أفضل برامج إدارة الفريق عن بُعد؟

تتطلب إدارة فريق العمل عن بُعد بفعالية مجموعة الأدوات المناسبة لتسهيل التواصل والتعاون وإدارة المشروع. وفيما يلي نظرة مفصلة على بعض أفضل أدوات إدارة الفريق عن بُعد المتاحة اليوم.
‍

Empuls:: Empuls يقدم أحد أفضل برامج الإنترانت الاجتماعية حيث يمكن لأصحاب العمل التواصل مع القوى العاملة لديهم افتراضياً. هنا، يمكن للمؤسسة أن تعزز تواصل موظفيها من خلال مشاركة تحديثات الشركة المهمة وتحفيز المحادثات العضوية عبر مجموعات المجتمع.

Slack: برنامج إدارة الفريق عن بُعد هذا ضروري للتواصل في الوقت الفعلي بين فرق العمل عن بُعد. فهو يسمح بإجراء محادثات منظمة من خلال القنوات والمراسلة المباشرة ويتكامل مع العديد من الأدوات الأخرى، مما يعزز الإنتاجية. يضيف استخدام الرموز التعبيرية وردود الفعل عنصراً ممتعاً للتفاعلات، مما يجعل التواصل أكثر جاذبية.

Microsoft Teams: تشتهر Teams بتكاملها السلس مع منتجات Microsoft الأخرى، وهي أداة قوية لعقد مؤتمرات الفيديو والدردشة ومشاركة الملفات. وهو يدعم التعاون من خلال المستندات المشتركة ويتكامل بشكل جيد مع Office 365، مما يجعله خياراً شائعاً للعديد من المؤسسات.

Zoom: يُعد Zoom أحد العناصر الأساسية لعقد مؤتمرات الفيديو، حيث يتيح للفرق عقد اجتماعات افتراضية وندوات عبر الإنترنت وحتى التجمعات الاجتماعية. وتشمل ميزاته مشاركة الشاشة، والتسجيل، وغرف الاستراحة، وهي مفيدة بشكل خاص للفرق الكبيرة. ‍

أسانا: تم تصميم هذه الأداة البرمجية لإدارة فرق العمل عن بُعد لمساعدة الفرق على تنظيم وتتبع وإدارة أعمالهم. يتيح Asana للمستخدمين إنشاء المهام، وتعيين المسؤوليات، وتحديد المواعيد النهائية، وتصور التقدم المحرز من خلال الجداول الزمنية والتقويمات. وهي فعالة بشكل خاص لفرق العمل عن بُعد لأنها تُبقي الجميع على اطلاع على التغييرات والتحديثات التي تطرأ على المهام.

Trello: يستخدم Trello نظامًا قائمًا على البطاقات لإدارة المشاريع بصريًا. وهو رائع لتتبع المهام وسير العمل، مما يسمح للفرق برؤية ما يعمل عليه الجميع. Trello سهل الاستخدام ويمكن تخصيصه بلوحات وقوائم متنوعة.

Basecamp: تجمع هذه الأداة بين ميزات إدارة المشروع وميزات التعاون الجماعي. وهي تتضمن قوائم المهام، ومشاركة الملفات، ولوحات الرسائل، مما يسهل على فرق العمل عن بُعد البقاء منظمين والتواصل بفعالية. ‍

Hubstaff: Hubstaff هي أداة لتتبع الوقت تساعد الفرق على مراقبة الإنتاجية وإدارة المشاريع. وهي تتضمن ميزات مثل الجداول الزمنية وتتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) وميزانية المشاريع، مما يجعلها مناسبة لمختلف الصناعات.

Toggl: Toggl هي أداة أخرى لتتبع الوقت تسمح للفرق بتخطيط سباقات السرعة ومعرفة ما يعمل عليه الجميع. وهي مفيدة بشكل خاص لإدارة أعباء العمل وضمان بقاء المشاريع على المسار الصحيح. ‍

جوجل درايف: هذا الحل البرمجي لإدارة الفريق عن بُعد مثالي لتخزين المستندات ومشاركتها. فهو يسمح بالتعاون في الوقت الفعلي على الملفات، مما يسهل على الفرق العمل معاً على المشاريع دون التواجد في نفس الموقع.

دروب بوكس للأعمال: على غرار Google Drive، يوفر Dropbox مساحة عمل ذكية للفرق للتعاون في الملفات. وهو مفيد بشكل خاص لإدارة الملفات الكبيرة وضمان وصول جميع أعضاء الفريق إلى أحدث الإصدارات.

Bit.ai: تتيح هذه المنصة من الجيل التالي لإدارة المستندات للفرق إنشاء مستندات ذكية تدمج أنواعاً مختلفة من الوسائط. كما أنها تعزز التعاون من خلال تمكين الفرق من نسج أنواع مختلفة من المحتوى في مكان واحد. ‍

يونيتو: تتيح منصة أتمتة سير العمل التي لا تحتوي على تعليمات برمجية إمكانية المزامنة ثنائية الاتجاه بين التطبيقات والأدوات المختلفة. تعمل على تبسيط إدارة المهام من خلال السماح للفرق بأتمتة المهام المتكررة والحفاظ على تنظيم سير العمل.

Fathom: تساعد هذه الأداة المدعومة بالذكاء الاصطناعي في تلخيص الاجتماعات واستخلاص الرؤى الرئيسية، مما يوفر الوقت للمديرين وأعضاء الفريق. وهي تتكامل مع أدوات مؤتمرات الفيديو الشائعة، مما يسهل متابعة المناقشة.

استبيانات نبض الموظفين

وهي عبارة عن استبيانات قصيرة يمكن إرسالها بشكل متكرر للتحقق من رأي موظفيك حول مشكلة ما بسرعة. يتألف الاستبيان من عدد أقل من الأسئلة (لا يزيد عن 10 أسئلة) للحصول على المعلومات بسرعة. ويمكن إجراء هذه الاستبيانات على فترات منتظمة (شهرية/أسبوعية/فصلية/ربع سنوية).

اجتماعات فردية:

يعد عقد اجتماعات دورية لمدة ساعة لإجراء محادثة غير رسمية مع كل عضو من أعضاء الفريق طريقة ممتازة للتعرف على ما يحدث معهم. نظرًا لأنها محادثة آمنة وخاصة، فإنها تساعدك في الحصول على تفاصيل أفضل حول مشكلة ما.

eNPS:

eNPS (صافي نقاط المروجين للموظفين) هي واحدة من أبسط الطرق الفعالة في الوقت نفسه لتقييم رأي موظفيك في شركتك. وهي تتضمن سؤالاً واحداً مثيراً للاهتمام يقيس الولاء. من أمثلة أسئلة eNPS ما يلي: ما مدى احتمال أن توصي بشركتنا للآخرين؟ يجيب الموظفون على استبيان eNPS على مقياس من 1 إلى 10، حيث تشير 10 إلى أنهم "من المرجح جدًا" أن يوصوا بالشركة و1 إلى أنهم "من غير المرجح جدًا" أن يوصوا بها.