التواصل الداخلي

ما هو التواصل الداخلي؟

يشير التواصل الداخلي إلى تبادل المعلومات والرسائل والتغذية الراجعة داخل المنظمة بين أعضائها. وتنطوي عملية التواصل الداخلي على نقل واستقبال الرسائل بين الموظفين على جميع المستويات، مما يعزز التفاهم والتعاون والتوافق مع الأهداف التنظيمية.

يشمل التواصل الداخلي قنوات مختلفة، مثل الاجتماعات، ورسائل البريد الإلكتروني، والرسائل الإخبارية، ومنصات الإنترانت، وغيرها من الأدوات، لتسهيل تدفق المعلومات داخل الشركة.

‍

ما هي منصات التواصل الداخلي؟

منصات التواصل الداخلي هي أدوات رقمية مصممة لتسهيل وتبسيط التواصل داخل المؤسسة. توفر هذه المنصات مركزًا مركزيًا للموظفين لمشاركة المعلومات والتعاون في المشاريع والبقاء على اتصال، بغض النظر عن موقعهم الفعلي.  

وهي تشمل مجموعة متنوعة من قنوات الاتصال، بما في ذلك المراسلة الفورية والبريد الإلكتروني ومؤتمرات الفيديو ومشاركة الملفات وميزات الشبكات الاجتماعية، وكلها مدمجة في واجهة واحدة. الهدف الأساسي من هذه المنصات هو تعزيز التواصل الداخلي، وتعزيز الشفافية، وتحسين الكفاءة التنظيمية بشكل عام.

‍

ما هي أفضل أمثلة منصات التواصل الداخلي؟

فيما يلي بعض الأمثلة على أفضل منصات التواصل الداخلي
‍

• Empuls: ‍

الميزات: Empuls.io عبارة عن منصة تواصل داخلية للموظفين، تُمكِّن الشركات من التواصل مع موظفيها ومواءمة قيمها مع قيمهم وضمان السلوكيات الإيجابية لخلق مكان عمل متفاعل. يهتم النهج الشامل بالتواصل مع الموظفين والاستماع إليهم وتحفيزهم ورفاهيتهم.

حالة الاستخدام: الشركات التي تتطلع إلى إشراك الموظفين من خلال منصة إنترانت اجتماعية، وفهم مشاعر الموظفين وبناء ثقافة التقدير من خلال تقدير الأقران والمكافآت القائمة على الألعاب.
‍

• سلاك

الميزات: Slack هي أداة تواصل داخلية مستخدمة على نطاق واسع ومعروفة بواجهتها البديهية، وقنواتها لتنظيم المحادثات، والمراسلة المباشرة، ومشاركة الملفات، والتكامل مع العديد من التطبيقات الأخرى.

حالة الاستخدام: مثالية للفرق التي تحتاج إلى البقاء على اتصال دائم وإدارة المشاريع والتعاون في الوقت الفعلي.
‍

• مايكروسوفت تيمز:

الميزات: يوفر Teams، وهو جزء من مجموعة Microsoft 365، الدردشة ومؤتمرات الفيديو وتخزين الملفات والتكامل مع تطبيقات Office. وهو يدعم قنوات للتعاون الجماعي والمراسلة الخاصة.

حالة الاستخدام: مناسبة للمؤسسات التي تعتمد بشكل كبير على أدوات Microsoft Office وتحتاج إلى منصة قوية للتواصل والتعاون.
‍

• مكان العمل على فيسبوك:

الميزات: يستفيد Workplace من واجهة فيسبوك المألوفة للتواصل في مجال الأعمال التجارية، حيث يوفر مجموعات ودردشة ومكالمات فيديو وإعلانات على مستوى الشركة.

حالة الاستخدام: رائع للمؤسسات التي تتطلع إلى تعزيز جو اجتماعي يشبه المجتمع في اتصالاتها الداخلية.
‍

• زووم:

الميزات: يُعرف Zoom في المقام الأول بعقد مؤتمرات الفيديو، ولكنه يوفر أيضًا إمكانيات الدردشة وجدولة الاجتماعات ومشاركة الملفات والندوات عبر الإنترنت.  

حالة الاستخدام: مثالية للمؤسسات التي تعطي الأولوية لاتصالات الفيديو عالية الجودة والاجتماعات الافتراضية.
‍

• يامر:

الميزات: يعد Yammer منتجًا آخر من منتجات Microsoft، وهو أداة تواصل اجتماعي مصممة للتواصل المؤسسي. وهي تسهل بناء المجتمع ومشاركة الأفكار وإدارة المعرفة من خلال المجموعات والمنتديات.

حالة الاستخدام: الأفضل للمؤسسات التي تتطلع إلى تعزيز التواصل الاجتماعي الداخلي والمشاركة المجتمعية.
‍

• فرق Cisco Webex Teams:

الميزات: يوفر Webex Teams المراسلة ومشاركة الملفات وعقد مؤتمرات الفيديو واللوحات البيضاء، بالإضافة إلى ميزات أمان قوية.

حالة الاستخدام: مناسبة للمؤسسات التي تحتاج إلى أدوات اتصال آمنة وموثوقة مع ميزات تعاون قوية.
‍

• تريلو:

الميزات: Trello هو أداة لإدارة المشاريع مع ميزات اتصال مدمجة مثل التعليقات والإشعارات وسجلات النشاط. يستخدم لوحات وقوائم وبطاقات لتنظيم المهام والمشاريع.

حالة الاستخدام: مثالية للفرق التي تبحث عن أداة مرئية لإدارة المشاريع مع إمكانات اتصال متكاملة.
‍

• المخيم الأساسي:

الميزات: يجمع Basecamp بين إدارة المشروع وتواصل الفريق في منصة واحدة، حيث يوفر لوحات الرسائل وقوائم المهام وتخزين المستندات والدردشة الجماعية في الوقت الفعلي.

حالة الاستخدام: مناسبة للمنظمات التي تحتاج إلى أداة شاملة لإدارة المشاريع وتسهيل التواصل بين الفريق.
‍

ما أهمية أدوات التواصل الداخلي؟

أدوات التواصل الداخلي ضرورية لعدة أسباب:
‍

• تعزيز التعاون: من خلال توفير مساحة موحدة للتواصل، تمكّن هذه الأدوات الموظفين من العمل معًا بشكل أكثر كفاءة، ومشاركة الأفكار، والتعاون في المشاريع في الوقت الفعلي.

• تحسين تدفق المعلومات: فهي تضمن توزيع المعلومات المهمة بسرعة ودقة في جميع أنحاء المؤسسة، مما يقلل من مخاطر سوء التواصل وانعزال المعلومات.

• مشاركة الموظفين: يعزز التواصل الداخلي الفعال الشعور بالانتماء للمجتمع والانتماء بين الموظفين، مما يزيد من المشاركة والرضا الوظيفي.

• الكفاءة والإنتاجية: تعمل عمليات الاتصال المبسطة على تقليل الوقت المستغرق في رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات المتبادلة ذهاباً وإياباً، مما يسمح للموظفين بالتركيز على مهامهم الأساسية وزيادة الإنتاجية.

• دعم العمل عن بُعد: مع ظهور نماذج العمل عن بُعد ونماذج العمل المختلطة، فإن أدوات الاتصال الداخلية ضرورية لإبقاء الموظفين عن بُعد على اتصال وتفاعل.

• إدارة الأزمات: في أوقات الأزمات أو الطوارئ، تتيح هذه الأدوات إمكانية التواصل السريع والمنسق، مما يضمن إطلاع جميع الموظفين على المستجدات واستجابتهم بشكل مناسب.

• الاندماج الثقافي: تساعد منصات التواصل الداخلي على دمج الموظفين الجدد في ثقافة الشركة والحفاظ على توافق الجميع مع قيم المؤسسة وأهدافها.

ما هي أفضل ممارسات التواصل الداخلي للموظفين؟

من خلال إعطاء الأولوية لأفضل الممارسات هذه، يمكنك إنشاء بيئة عمل أكثر انفتاحاً وتفاعلاً:

• استراتيجية تواصل محددة بوضوح: وضع استراتيجية تواصل داخلية شاملة تحدد أهداف التواصل والقنوات المفضلة والجمهور المستهدف ونهج الرسائل.
• ظهور القيادة وإمكانية الوصول إليها: إن التواصل المنتظم للقيادة، من خلال اللقاءات المفتوحة أو رسائل الفيديو أو المنشورات الداخلية على وسائل التواصل الاجتماعي، يعزز الشفافية ويقوي العلاقة بين القيادة والموظفين.
• تقدير الموظفين وتقديرهم: الاعتراف العلني بإنجازات الموظفين ومساهماتهم والاحتفاء بها. فهذا يعزز الروح المعنوية ويحفز الموظفين على الاستمرار في تجاوز التوقعات.
• سياسة الباب المفتوح: شجع على التواصل المفتوح من خلال خلق ثقافة يشعر فيها الموظفون بالراحة في التواصل مع المديرين بأسئلة أو مخاوف أو أفكار. يمكن أن تؤدي الاجتماعات الفردية المجدولة بانتظام إلى تعزيز التواصل والمشاركة.
• تبنَّ تقنيات التواصل الجديدة: استفد من أدوات التعاون أو منصات التواصل الاجتماعي الداخلية أو الرسائل الفورية لتسهيل مشاركة المعلومات في الوقت الفعلي والتواصل بين الفريق.

‍

ما الدور الذي تلعبه المنصات الرقمية أو التكنولوجيا في تسهيل التواصل الداخلي؟

تلعب المنصات الرقمية والتكنولوجيا دوراً حاسماً في تسهيل التواصل الداخلي بعدة طرق:

1. تطبيقات المراسلة الفورية والدردشة: تسهل منصات مثل Slack أو Microsoft Teams التواصل في الوقت الفعلي، مما يتيح تبادل المعلومات والتعاون السريع بين أعضاء الفريق.
2. التواصل عبر البريد الإلكتروني: يظل البريد الإلكتروني أداة رقمية أساسية للتواصل الرسمي ونشر الإعلانات والتحديثات والوثائق المهمة.
3. منصات الإنترانت: تُعد منصات الإنترانت بمثابة محاور مركزية للمعلومات، حيث توفر للموظفين إمكانية الوصول إلى الموارد والسياسات وأخبار الشركة.
4. أدوات مؤتمرات الفيديو: تتيح أدوات مثل Zoom أو Microsoft Teams إمكانية عقد اجتماعات افتراضية وجهاً لوجه، مما يعزز الشعور بالاتصال والتعاون، خاصة في الفرق البعيدة أو الموزعة.
5. برامج إدارة المشاريع: تعمل منصات مثل Asana أو Trello على تعزيز التواصل من خلال توفير مساحة مركزية لتحديثات المشروع وتعيين المهام وتتبع التقدم المحرز.
6. وسائل التواصل الاجتماعي للتواصل الداخلي: تخلق منصات وسائل التواصل الاجتماعي الداخلية مساحة غير رسمية للتواصل، وتشجع أعضاء الفريق على مشاركة التحديثات والإنجازات والأفكار.

كيف تساهم القيادة في تعزيز ثقافة التواصل المفتوح داخل الفرق؟

تلعب القيادة دورًا حاسمًا في تعزيز ثقافة التواصل المفتوح داخل الفرق:

1. القيادة بالقدوة: القادة الذين يقدمون نموذجًا يحتذى به في التواصل الشفاف والمفتوح يضعون المعيار لفرقهم. عندما يتواصل القادة بصراحة، فإن ذلك يشجع الموظفين على أن يحذو حذوهم.
2. خلق بيئة آمنة: يخلق القادة الفعالون بيئة آمنة وغير قضائية حيث يشعر الموظفون بالراحة في مشاركة أفكارهم وأفكارهم ومخاوفهم دون خوف من الانتقام.
3. الإصغاء الفعّال: تتضمن القيادة الاستماع الفعال. يُظهر القادة الذين يستمعون بنشاط إلى أعضاء فريقهم أهمية مراعاة وجهات النظر المتنوعة وتقدير مدخلات كل عضو في الفريق.
4. تقديم ملاحظات بنّاءة: يجب على القادة تقديم ملاحظات وتوجيهات بناءة. فالتغذية الراجعة البناءة تعزز ثقافة التحسين المستمر وتشجع الحوار المفتوح.
5. تشجيع التواصل ثنائي الاتجاه: يجب أن يشجع القادة بنشاط التواصل ثنائي الاتجاه. ولا يقتصر ذلك على توصيل الرسائل إلى الفريق فحسب، بل يشمل أيضًا السعي للحصول على مدخلات وتعليقات من أعضاء الفريق.
6. التدريب على التواصل: يمكن للقادة الاستثمار في التدريب على التواصل لأنفسهم ولفرقهم. يعزز هذا التدريب مهارات التواصل ويعزز أهمية التواصل الفعال.
7. وضع توقعات واضحة: يجب على القادة وضع توقعات واضحة فيما يتعلق بمعايير التواصل وأهمية مشاركة المعلومات. يساعد هذا الوضوح في مواءمة الفريق مع أهداف التواصل.
8. الاعتراف بالانفتاح ومكافأته: الاعتراف بأعضاء الفريق ومكافأتهم على انفتاحهم ومساهماتهم. ويعزز هذا التقدير القيمة الموضوعة على التواصل الشفاف.

ما هي الأمثلة على أفضل حملات التواصل الداخلي؟

فيما يلي أمثلة لأفضل حملات الاتصالات الداخلية:

‍

• حملة "صوت واحد" العالمية لمايكروسوفت: قامت مايكروسوفت بتوحيد اتصالاتها الداخلية عبر مكاتبها العالمية لضمان اتساق الرسائل ومشاركة الموظفين في جميع أنحاء العالم، مما يعزز الشعور بالتواصل والهدف المشترك. ‍
• مبادرة "كتاب الثقافة" من Zappos: يجمع "زابوس" قصص الموظفين وملاحظاتهم سنوياً لإنشاء "كتاب الثقافة" الذي يحتفي بقيمه ويعزز الشفافية والثقة. ‍
• حملة Airbnb للتنوع "#نقبل" التي أطلقتها شركة Airbnb: استخدمت Airbnb الاتصالات الداخلية لمواءمة الموظفين مع حملتها الخارجية للتنوع، وتشجيع الإدماج والمناقشات المفتوحة حول قيم الشركة. ‍
• "بيان فرقة سبوتيفاي": أطلقت سبوتيفاي حملة داخلية لتعزيز قيم الشركة، وتشجيع الموظفين على تبني الإبداع والتعاون، وتعزيز المشاركة والمواءمة التنظيمية.

‍

كيف تصنع أفضل استراتيجيات التواصل الداخلي؟

خطوات وضع أفضل استراتيجيات التواصل الداخلي هي:

‍

• تحديد أهداف وغايات واضحة: حدد بوضوح ما تريد تحقيقه من خلال استراتيجية التواصل الداخلي الخاصة بك، مثل تحسين المشاركة أو تقليل معدل الدوران أو تعزيز الإنتاجية. ‍
• جمع ملاحظات الموظفين: إجراء الاستطلاعات والمقابلات ومجموعات التركيز لفهم احتياجات الموظفين وتفضيلاتهم ونقاط الألم. تحليل البيانات لتحديد مجالات التحسين وتكييف الاستراتيجية وفقًا لذلك. ‍
• التوافق مع ثقافة الشركة وقيمها: ضمان توافق استراتيجية التواصل الداخلي مع ثقافة الشركة ورسالتها وقيمها وتعزيزها. إيصال الاستراتيجية بوضوح إلى جميع الموظفين وأن يكونوا قدوة يحتذى بها. ‍
• توفير مجموعة متنوعة من قنوات الاتصال: وفّر قنوات متعددة للموظفين لتلقي المعلومات ومشاركتها، مثل البريد الإلكتروني والإنترانت وتطبيقات الأجهزة المحمولة والاجتماعات المباشرة. صمم القنوات حسب تفضيلات واحتياجات مختلف شرائح الموظفين. ‍
• إعطاء الأولوية للشفافية والتواصل المفتوح: عزز ثقافة الشفافية من خلال مشاركة المعلومات والتحديثات والقرارات المهمة بانتظام مع الموظفين. شجع التواصل المفتوح والتغذية الراجعة لبناء الثقة والمشاركة. ‍
• تقدير ومكافأة الإنجازات: تنفيذ برنامج تقدير منظم يعترف بمساهمات الموظفين وإنجازاتهم. قدم مجموعة متنوعة من المكافآت، بما في ذلك التقدير العام والمكافآت والترقيات والتجارب الفريدة. ‍
• القياس والتحسين المستمر: قم بتقييم فعالية استراتيجية التواصل الداخلي بانتظام باستخدام مقاييس مثل مشاركة الموظفين ورضاهم وإنتاجيتهم. استخدم هذه الرؤى لاتخاذ قرارات قائمة على البيانات وتحسين نهجك باستمرار.

‍

ما هي أفضل أدوات التواصل الداخلي؟

بعض أفضل أدوات التواصل الداخلي هي

‍

• Empuls:: Empuls.io هو أفضل تطبيق للتواصل مع الموظفين. إنه تطبيق تواصل داخلي سهل الاستخدام وبديهي حيث يمكن للموظفين تعزيز الشعور بالترابط والانتماء من خلال مشاركة أخبار الشركة المهمة، وإنشاء مجموعات مجتمعية لتفاعل أفضل، والاحتفال بأهم إنجازات الموظفين من خلال إرسال رسائل احتفالية وغير ذلك الكثير. ‍
• Slack: منصة مراسلة وتعاون شائعة تتيح التواصل ومشاركة الملفات في الوقت الفعلي بين الفرق. ‍
• Microsoft Teams: أداة تعاون شاملة تتكامل مع تطبيقات Microsoft 365 الأخرى، مما يسمح للفرق بالدردشة والاجتماع ومشاركة الملفات والتعاون في المشاريع. ‍
• مكان العمل من ميتا: نسخة خاصة بالأعمال من فيسبوك توفر تجربة مألوفة شبيهة بوسائل التواصل الاجتماعي للموظفين للتواصل والتواصل والتعاون.
• Yammer: شبكة اجتماعية خاصة للمؤسسات تسهل التواصل المفتوح ومشاركة المعرفة ومشاركة الموظفين. ‍
• Firstup: منصة اتصالات ذكية تقدم رسائل مخصصة، وتطلق العنان للرؤى في الوقت الفعلي، وتعزز تجربة الموظفين بشكل عام. ‍
• فيفوكس: منصة تفاعل الجمهور التي تتيح العروض التقديمية التفاعلية والاستطلاعات واستطلاعات الرأي لجمع الملاحظات والرؤى في الوقت الفعلي من الموظفين.