استبيانات الموظفين - التعريف والأهمية

ما هي أفضل ممارسات استبيان الموظفين؟

ينطوي إجراء استبيانات فعالة للموظفين على العديد من أفضل الممارسات لضمان جمع رؤى مفيدة وتعزيز تجربة إيجابية للمشاركين. فيما يلي بعض أفضل الممارسات الرئيسية:

‍

• تحديد أهداف واضحة: حدد بوضوح الغرض من الاستبيان وما تأمل في تحقيقه. يساعد ذلك في تصميم الأسئلة ذات الصلة والتركيز على المجالات التي ستوفر رؤى قابلة للتنفيذ.
• ضمان عدم الكشف عن الهوية والسرية: طمأنة الموظفين بأن ردودهم ستكون مجهولة وسرية. وهذا يشجع على تقديم تعليقات صادقة ويزيد من معدلات المشاركة.
• اطرح أسئلة ذات صلة وموجزة: حافظ على تركيز الاستبيان وإيجازه. تجنب الاستبيانات المطولة التي قد تسبب الإرهاق وتؤدي إلى إجابات غير مكتملة. استخدم مزيجًا من أنواع الأسئلة، مثل أسئلة الاختيار من متعدد، ومقياس ليكرت، والأسئلة المفتوحة، لجمع مجموعة متنوعة من الرؤى.
• استخدم لغة واضحة ومحايدة: تأكد من أن الأسئلة مصاغة بوضوح وخالية من التحيز. تجنب الأسئلة الاسترشادية التي قد تؤثر على الإجابات.
• الاختبار التجريبي للاستبيان: قم بإجراء اختبار تجريبي مع مجموعة صغيرة من الموظفين لتحديد أي مشاكل تتعلق بوضوح الأسئلة أو تدفق الاستبيان. استخدم التعليقات لإجراء التعديلات اللازمة قبل إطلاق الاستبيان على المؤسسة بأكملها.
• توصيل الغرض والأهمية: توصيل الغرض من الاستبيان بوضوح إلى الموظفين وشرح كيفية استخدام ملاحظاتهم. التأكيد على أهمية مشاركتهم وكيف يمكن أن تساهم في إحداث تغييرات إيجابية داخل المؤسسة.
• توفير وقت كافٍ للردود: امنح الموظفين متسعًا من الوقت لإكمال الاستبيان، ولكن مع تحديد موعد نهائي واضح. قد يكون الإطار الزمني النموذجي من أسبوع إلى أسبوعين.
• تشجيع المشاركة: الترويج للاستبيان من خلال قنوات متعددة، مثل البريد الإلكتروني والاتصالات الداخلية واجتماعات الفريق. شجع المدراء على دعم وتذكير فرقهم بالاستبيان.
• تحليل النتائج ومشاركة النتائج: حلل نتائج الاستبيان على الفور وشارك النتائج الرئيسية مع الموظفين. كن شفافًا بشأن ما كشفه الاستبيان وكيف تخطط المؤسسة لمعالجة أي مشاكل أو اقتراحات.
• اتخاذ إجراءات بشأن الملاحظات: وضع خطة عمل بناءً على نتائج الاستبيان. قم بالإبلاغ عن الخطوات التي ستتخذها المؤسسة لمعالجة الملاحظات وإجراء التحسينات. تابع مع تحديثات التقدم المحرز لتظهر للموظفين أن مدخلاتهم تحظى بالتقدير وتؤدي إلى تغييرات ملموسة.
• إجراء استطلاعات منتظمة: اجعل استطلاعات الرأي للموظفين ممارسة منتظمة لجمع الملاحظات بشكل مستمر وتتبع التقدم المحرز مع مرور الوقت. تُظهر الاستبيانات المنتظمة الالتزام بالاستماع إلى الموظفين وإجراء التحسينات المستمرة.

‍

لماذا تعتبر استطلاعات رأي الموظفين مهمة؟

استطلاعات رأي الموظفين مهمة لأنها تساعدك:

• لتقييم أدائك كمدير أو مشرف.
• تقييم فعالية التغيير التنظيمي أو المبادرة.
• لتحسين الأداء وتقليل معدل الدوران وزيادة مشاركة الموظفين.
• لتحديد ما إذا كانت هناك حاجة لتحسين مزايا الشركة أو برامج تدريب الموظفين.

هل يجب أن تكون صادقا في استطلاعات رأي الموظفين؟

الجواب نعم. والسبب هو أن الدراسات الاستقصائية هي فرصة لبناء الثقة وإرساء ثقافة الشفافية. أفضل نهج هو أن تكون صادقا قدر الإمكان في ردودك.

من الشائع أن تشعر بالتردد في التعبير عن الأفكار أو الآراء السلبية. قد تقلق من أنك ستؤذي مشاعر شخص ما أو أنك قد تصادف أنك غير ممتن أو غير مخلص. لكن الحقيقة هي أن معظم الناس يريدون سماع ما تقوله - وهم يقدرون الصدق أكثر من أي شيء آخر.

كيفية إجراء مسح للموظفين؟

فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في تصميم وإجراء استطلاع من شأنه أن يسفر عن نتائج مفيدة:

• تأكد من حصولك على جميع المعلومات اللازمة قبل تصميم الاستطلاع الخاص بك. إذا كنت لا تعرف نوع البيانات التي تريدها ، فلن تتمكن من إنشاء الأسئلة الصحيحة.
• لا تجعلها طويلة جدا. يجب ألا يستغرق استبيان الموظفين الفعال أكثر من 15 دقيقة لإكماله. من الأهمية بمكان أن يشعر الموظفون بالراحة في الإجابة على هذه الأسئلة ، لذا اجعلها قصيرة وحلوة!
• تأكد من أن استطلاعك مجهول الهوية باستخدام استطلاعات مزدوجة التعمية (حيث لا يعرف المستجيبون من يسألهم) أو استطلاعات أحادية التعمية (حيث يعرف المستجيبون من يسألهم).

‍

كيفية إنشاء استبيان للموظفين؟

إذا كنت تبحث عن بعض الإلهام لإنشاء استطلاع رأي للموظفين ، فإليك الخطوات التي يجب ملاحظتها.

• حدد الغرض من الاستطلاع. تأكد من طرح الأسئلة التي تعكس الموضوع. إذا كنت تريد أن ترى كيف يشعرون تجاه رواتبهم ومزاياهم ، فتأكد من تغطية هذه الموضوعات في استطلاعك.
• قم بإنشاء مسودة استطلاع واختبارها عن طريق إرسالها إلى بعض موظفيك واطلب منهم تقديم تعليقات حول رأيهم فيها. سيساعدك هذا على تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى تغيير أي شيء أم لا.
• تأكد من إبقاء الاستطلاع مجهول الهوية، حتى يشعر الموظفون بالراحة في مشاركة أفكارهم ومشاعرهم معك.
• اجعل من السهل على الموظفين الرد من خلال توفير نموذج عبر الإنترنت أو عنوان بريد إلكتروني حيث يمكنهم إرسال ردودهم.
• قم بتحليل نتائج الاستطلاع واتخاذ إجراءات بشأن أي مجالات تحتاج إلى تحسين.

كيفية زيادة مشاركة الموظفين في الاستبيان؟

إذا كان معدل المشاركة في الاستطلاع في شركتك منخفضا، فإليك بعض النصائح لزيادته:

• تأكد من أن استطلاعك مصمم بشكل جيد. 
• دع الناس يعرفون أن ردهم مجهول الهوية أو سري.
• اطرح أسئلة ذات صلة ومثيرة للاهتمام. لا تبقيها لفترة طويلة جدا.
• قم بتضمين حافز. من المرجح أن يقوم الموظفون بإجراء استطلاع عندما يكون الأمر سهلا ويستحق وقتهم. 
• تأكد من أن الاستطلاع سهل وسريع الإكمال. كلما زاد الوقت الذي يستغرقه الموظفون لإكمال الاستطلاع ، قل احتمال إكماله.
• حدد موعدا نهائيا لإجراء الاستطلاع ، حتى لا ينساه الأشخاص عن طريق الصدفة أو يهملونه.

‍

كيفية الإجابة على استبيانات الموظفين؟

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية الإجابة على استبيانات الموظفين:

• أجب بصدق. إذا لم تقدم تمثيلا عادلا للشركة ، فقد يؤثر ذلك سلبا على آراء زملائك في العمل وآرائك.
• لا تضع افتراضات حول ما يفكر فيه الناس أو كيف يشعرون عند الإجابة على الأسئلة.
• لا تخف من أن تكون صادقا بشأن التجارب أو المخاوف السلبية ، ولكن اجعلها بناءة! لا تقل فقط ، "هذا المكان يمتص". بدلا من ذلك ، اطرح أسئلة مثل "لماذا نفعل هذا؟" أو "ما هي أفضل طريقة للتعامل مع هذا الموقف؟"
• حدد الغرض من الاستطلاع واسأل نفسك عما إذا كان هذا هو ما تعتقد أنه هو. إذا كان هناك أي غموض حول الأسئلة المطروحة، فاطلب توضيحا من مديرك أو الموارد البشرية قبل الرد على الاستطلاع.

‍

ما هي أفضل أسئلة استبيان الموظفين؟

فيما يلي بعض الأسئلة لإجراء أفضل استبيانات الموظفين:

‍

1- المشاركة والرضا

• على مقياس من 1 إلى 10، ما مدى رضاك عن وظيفتك الحالية؟
• ما مدى احتمالية أن توصي بشركتنا كمكان رائع للعمل؟
  ‍

2- الملاحظات على الإدارة

• هل تشعر بالدعم من مديرك في دورك؟
• كم مرة تتلقى ملاحظات بناءة من مشرفك؟
  ‍

3- فرص النمو

• هل تعتقد أن هناك فرصاً جيدة للتقدم الوظيفي داخل الشركة؟
• ما مدى رضاك عن موارد التطوير المهني المقدمة لك؟
  ‍

4- بيئة العمل

• هل تشعر أن مكان عملك يتسم بالشمولية والاحترام؟
• كيف تقيم التواصل داخل فريقك؟
  ‍

5- التوازن بين العمل والحياة

• على مقياس من 1 إلى 10، كيف تقيم التوازن بين العمل والحياة الشخصية؟
• هل تشعر بالراحة في أخذ إجازة عند الحاجة؟
  ‍

6- التكريم والتقدير

• هل تشعر بالتقدير لمساهماتك في العمل؟
• ما مدى أهمية التقدير الذي تتلقاه من زملائك ومديريك في العمل؟