توجيه الموظفين

ما هو توجيه الموظف؟

يميل توجيه الموظف ، الذي يشار إليه أيضا باسم Onboarding ، وهو مقدمة رسمية بين الموظف الجديد والمنظمة ، إلى إجراؤه في الأيام أو الأسابيع الأولى من الانضمام. تساعد هذه العملية الموظف الجديد على التعرف على مكان العمل الجديد ، والذي يتضمن بشكل أساسي توفير المعلومات والموارد والمساعدة للموظف الجديد ليشعر بالراحة في مساحة العمل الجديدة والعمل بكامل إمكاناته.

ما هو الغرض من التوجيه؟

الغرض الأساسي من التوجيه هو تسهيل الانتقال السلس للموظفين الجدد إلى أدوارهم داخل المنظمة. وهو يهدف إلى تعريفهم برسالة الشركة وقيمها وثقافتها وسياساتها وإجراءاتها وتوقعاتها، وبالتالي مساعدتهم على الشعور بالترحيب والإطلاع والاستعداد للمساهمة بفعالية في المنظمة.

ما العناصر الخمسة التي ستدرجها في البرنامج التوجيهي؟

العناصر الخمسة التي يجب أن يتضمنها كل برنامج توجيهي هي

• لمحة عامة عن الشركة: تقديم معلومات عن تاريخ المنظمة ورسالتها وقيمها وأهدافها وهيكلها.

• دور الوظيفة ومسؤولياتها: حدد بوضوح الواجبات الوظيفية للموظف الجديد، والتوقعات، ومقاييس الأداء، وهيكل إعداد التقارير.

• السياسات والإجراءات: شرح سياسات الشركة، مثل الحضور، وقواعد السلوك، ولوائح السلامة، وأمن تكنولوجيا المعلومات، وأي إرشادات أخرى ذات صلة.

• التعريف بالزملاء: تسهيل التعارف مع زملاء العمل والمشرفين والموظفين الرئيسيين لتعزيز التواصل والتعاون.

• التدريب والتطوير: تقديم دورات تدريبية أو موارد لمساعدة الموظف الجديد على تطوير المهارات والمعرفة اللازمة لدوره ونموه الوظيفي داخل المؤسسة.  

ما هو الغرض الرئيسي من برنامج توجيه الموظفين؟

الغرض الرئيسي من برنامج توجيه الموظفين هو أنه يسمح للموظفين الجدد بالتعرف على المعلومات والأهداف الضرورية ، مما يساعد في الانتقال السلس في الأدوار والمسؤوليات ويكون رصيدا للمؤسسة.

كما يسمح للموظفين الجدد بالتواصل مع زملائهم والمشرفين والأعضاء الآخرين ، مما يساعدهم على الشعور بالمشاركة والتقدير والتحفيز تجاه الدور.

ما هي أهمية توجيه الموظفين؟

أهمية توجيه الموظفين:

• الانطباعات الأولى مهمة: تترك الأيام والأسابيع الأولى للموظف في العمل انطباعًا دائمًا. يوفر التوجيه فرصة لجعل هذا الانطباع إيجابياً من خلال إظهار التزام الشركة بنجاحهم ورفاهيتهم.

• التوافق مع ثقافة الشركة وقيمها: يعمل التوجيه كمنصة لتعريف الموظفين الجدد بثقافة الشركة وقيمها ورسالتها. وتعزز هذه المواءمة الشعور بالانتماء وتساعد الموظفين على فهم كيفية مساهمة أدوارهم في تحقيق الأهداف الأكبر.

• وضوح التوقعات: إن التواصل الواضح بشأن الأدوار الوظيفية والمسؤوليات وتوقعات الأداء أثناء التوجيه يمنع الارتباك ويعزز الإنتاجية منذ البداية.

• بناء العلاقات: لقاء أعضاء الفريق الرئيسيين والتعرف على وظائف القسم أثناء التوجيه يسهل بناء العلاقات، وهو أمر ضروري للتعاون وبيئة عمل داعمة.

• الاستبقاء والمشاركة: من الأرجح أن يشعر الموظفون الذين يخضعون لتوجيه منظم بالتفاعل والالتزام تجاه المؤسسة، مما يؤدي إلى ارتفاع معدلات الاستبقاء وانخفاض تكاليف دوران الموظفين.

ما هو الفرق بين توجيه الموظفين وإعدادهم؟

فيما يلي تفصيل للاختلافات الرئيسية:

توجيه الموظفين:

• التركيز: مقدمة موجزة عن الشركة وثقافتها وإجراءات مكان العمل الأساسية.
• المدة: تتم عادةً على مدار يوم أو بضعة أيام.
• المحتوى: غالبًا ما يغطي التوجيه المعلومات الأساسية مثل سياسات الشركة، ونظرة عامة على المزايا، وإعدادات تكنولوجيا المعلومات، وجولات في مكان العمل، والتعريف بالزملاء الرئيسيين.

تأهيل الموظفين:

• التركيز: برنامج شامل مصمم لمساعدة الموظفين الجدد على التأقلم مع دورهم، وفهم ثقافة الشركة، وأن يصبحوا أعضاء منتجين في الفريق.
• المدة: يمكن أن تستمر عملية التأهيل لأسابيع أو أشهر أو حتى سنة، اعتمادًا على مدى تعقيد الدور ونهج المؤسسة.
• المحتوى: تتعمق عملية التأهيل في التدريب الخاص بالوظيفة، وفرص الإرشاد، وتحديد أهداف الأداء، وأنشطة الاندماج في الفريق، والدعم المستمر طوال فترة التكيف الأولية للموظف الجديد.

‍

ما هي أفضل ممارسات توجيه الموظفين؟

إن البرنامج التوجيهي المنظم بشكل جيد هو الذي يحدد مسار تجربة الموظف الإيجابية. إليك بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها:

• التواصل قبل الالتحاق بالبرنامج: ابدأ عملية الترحيب حتى قبل اليوم الأول. أرسل بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا يحتوي على التفاصيل الأساسية، وأجب عن أي أسئلة، وعبّر عن حماسك لانضمام الموظف الجديد إلى الفريق.
• الترحيب الحار والتقديمات الحارة: احرص على الترحيب الحار في اليوم الأول. قدم الموظف الجديد إلى الزملاء الرئيسيين، بما في ذلك المشرف المباشر وأعضاء الفريق وممثلي الموارد البشرية.
• جدول أعمال واضح ومنظم: توفير جدول أعمال واضح للبرنامج التوجيهي يحدد الموضوعات التي يتم تناولها والجدول الزمني لليوم (الأيام).
• لمحة عامة عن الشركة: قدم لمحة عامة جذابة عن تاريخ الشركة ورسالتها وقيمها وثقافتها. وهذا يساعد الموظف الجديد على فهم الصورة الأكبر للشركة ودوره داخلها.
• المزايا والسياسات: اشرح بدقة مزايا الموظفين، وهيكل التعويضات، وسياسات الشركة المهمة، مثل الإجازات والإجازات المرضية وقواعد السلوك.
• اللوجستيات والموارد: تجهيز الموظف الجديد بالأدوات والموارد اللازمة للنجاح، مثل إعداد مساحة العمل الخاصة به، والوصول إلى تكنولوجيا المعلومات، وبيانات اعتماد تسجيل الدخول لبرامج الشركة.
• الأنشطة التفاعلية: قم بتضمين أنشطة تفاعلية، مثل تمارين بناء الفريق أو تمارين كسر الجليد لجعل التوجيه أكثر جاذبية ومساعدة الموظف الجديد على الشعور بالراحة في التفاعل مع الزملاء.
• التعليقات والأسئلة والأجوبة: شجّع الموظف الجديد على طرح الأسئلة طوال فترة التوجيه وإتاحة الفرص لإبداء الملاحظات والمقترحات لضمان شعورهم بأنهم مسموعون وفهمهم الواضح للمعلومات المقدمة.