Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

سجل الآن

مسرد المصطلحات

مسرد مصطلحات إدارة الموارد البشرية واستحقاقات الموظفين

جدول المحتويات

مراقبة الموظفين

تُعرف الأساليب والممارسات التي تستخدمها المؤسسات للإشراف على أداء موظفيها وسلوكهم في مكان العمل باسم مراقبة الموظفين. يمكن أن يشمل ذلك تتبع استخدام الإنترنت، ومراجعة رسائل البريد الإلكتروني، وتسجيل المكالمات، وحتى استخدام المراقبة بالفيديو.

ما هي مراقبة الموظفين؟

تشير مراقبة الموظفين إلى ممارسة استخدام أدوات أو تقنيات أو أساليب مختلفة لتتبع وجمع المعلومات حول أنشطة الموظفين في مكان العمل. وغالبًا ما يكون الهدف الأساسي من مراقبة الموظفين هو ضمان الإنتاجية والأمن والامتثال للسياسات التنظيمية.

استمع لموظفيك وتعرّف عليهم وكافئهم واحتفظ بهم من خلال برنامجنا لإشراك الموظفين

من المسؤول عن مراقبة الموظفين؟

تشمل الأطراف الرئيسية المسؤولة عن مراقبة الموظفين ما يلي:

‍

‍قسم الموارد البشرية(HR): غالبًا ما يشارك قسم الموارد البشرية في وضع وتنفيذ سياسات مراقبة الموظفين. وقد يشرفون على وضع المبادئ التوجيهية، وتوصيل السياسات إلى الموظفين، والتعامل مع مخاوف الموظفين أو النزاعات المتعلقة بالمراقبة.
قسم تكنولوجيا المعلومات (تكنولوجيا المعلومات): قسم تكنولوجيا المعلومات مسؤول عن تنفيذ تقنيات المراقبة وصيانتها، مثل البرامج والأنظمة التي تتعقب استخدام الحاسوب وأنشطة الإنترنت وأمن الشبكة. وهي تضمن امتثال أدوات المراقبة لمعايير الخصوصية والمعايير القانونية.
الإدارة والمشرفون: يلعب المديرون والمشرفون دورًا في مراقبة أداء الموظفين وسلوكهم داخل فرقهم. وقد يشمل ذلك تتبع تقدم العمل وضمان الالتزام بالسياسات وتقديم الملاحظات بناءً على مقاييس الأداء.
فرق الشؤون القانونية والامتثال: فرق الشؤون القانونية والامتثال مسؤولة عن ضمان امتثال ممارسات مراقبة الموظفين للقوانين واللوائح ذات الصلة. ويمكنها تقديم التوجيه بشأن الآثار القانونية للمراقبة والمساعدة في وضع السياسات التي تتماشى مع المتطلبات القانونية.
قيادة الشركة والمدراء التنفيذيون: قد تشارك قيادة الشركة، بما في ذلك المديرين التنفيذيين والإدارة العليا، في تحديد التوجه العام والنهج العام لمراقبة الموظفين. وقد يتخذون القرارات المتعلقة بمدى المراقبة والتأكد من توافقها مع قيم المؤسسة وأهدافها.
الموظفون: للموظفين أنفسهم دور في فهم سياسات المراقبة والالتزام بها. وهم مسؤولون عن الامتثال للمبادئ التوجيهية للشركة وإدراكهم لمدى إمكانية مراقبة أنشطتهم.
فرق التدقيق الداخلي أو فرق الأمن: قد تشارك فرق التدقيق الداخلي أو فرق الأمن الداخلي في المراقبة لأغراض الامتثال والأغراض الأمنية. وقد تركز هذه الفرق على اكتشاف ومنع الوصول غير المصرح به إلى المعلومات الحساسة وضمان سلامة النظم المؤسسية.
مسؤولو الأخلاقيات والامتثال: لدى بعض المنظمات موظفون معنيون بالأخلاقيات والامتثال يشرفون على الممارسات الأخلاقية داخل الشركة. وقد يضطلعون بدور في ضمان توافق ممارسات المراقبة مع المعايير الأخلاقية ومدونة قواعد السلوك في المؤسسة.

ما هي البيانات التي يتم جمعها في مراقبة الموظفين؟

البيانات التي تم جمعها في مراقبة الموظفين هي

‍

1. استخدام الكمبيوتر والإنترنت

زيارات المواقع الإلكترونية: قد يتتبع برنامج المراقبة المواقع الإلكترونية التي يزورها الموظفون خلال ساعات العمل.
‍استخدام التطبيقات: معلومات عن التطبيقات والبرامج التي يستخدمها الموظفون.
‍رسائل البريد الإلكترونيوالتواصل: مراقبة محتوى البريد الإلكتروني والمرفقات والتواصل من خلال أدوات المراسلة.

2. مقاييس الإنتاجية

الوقت المستغرق في المهام: تتبع مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في مهام أو مشاريع محددة.
‍تسجيل ضغطات المفاتيح: مراقبة عدد ضغطات المفاتيح أو النقرات بالماوس لقياس مستويات النشاط.
‍التقاط الشاشة: لقطات شاشة دورية أو تسجيل الشاشة لمراقبة أنشطة العمل.

3. مراقبة الاتصالات

سجلات المكالمات: تتبع سجلات المكالمات الهاتفية ومددها للموظفين الذين يستخدمون هواتف الشركة.
‍الرسائل الفورية: مراقبة الرسائل المرسلة عبر منصات الاتصال الداخلية.

4. الموقع الجغرافي

تتبع النظام العالمي لتحديد المواقع: بالنسبة للموظفين الذين يعملون في الميدان أو يستخدمون مركبات مملوكة للشركة، يمكن تطبيق نظام تحديد المواقع العالمي لتحديد المواقع لمراقبة موقعهم الفعلي.
‍مسح بصمات الأصابعأو ساعات الوقت البيومترية: في بعض الحالات، قد يتم جمع البيانات البيومترية لتتبع الوقت والحضور.

5. مقاييس الأداء

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): المقاييس المتعلقة بالأداء الوظيفي، مثل أرقام المبيعات أو الأهداف المحققة أو مؤشرات الأداء الأخرى ذات الصلة.

6. الحضور وتتبع الوقت

أوقات تسجيل الدخول/الخروج: مراقبة أوقات بداية ونهاية نوبات العمل.
أوقات الاستراحة: تتبع مدة وتواتر فترات الاستراحة التي يأخذها الموظفون.

7. كاميرات المراقبة

لقطات الفيديو: يمكن استخدام كاميرات المراقبة لمراقبة الموظفين في المناطق المشتركة أو نقاط الدخول/الخروج أو أماكن عمل محددة.

8. أمن الشبكة والنظام

سجلات الوصول: مراقبة وصول الموظفين إلى شبكات الشركة وخوادمها وملفاتها السرية.
التنبيهات الأمنية: الكشف عن الأنشطة المشبوهة التي قد تشكل خطراً أمنياً.

9. استبيانات الموظفين وملاحظاتهم

نماذج الملاحظات: جمع الملاحظات من الموظفين من خلال الاستبيانات أو تقييمات الأداء.

10. مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي

‍نشاط وسائل التواصل الاجتماعي: مراقبة الملفات الشخصية العامة للموظفين على وسائل التواصل الاجتماعي العامة بحثًا عن أي انتهاكات محتملة للسياسة أو مخاطر على سمعة الشركة.

لماذا من المهم الحفاظ على الخصوصية في مراقبة الموظفين؟

فيما يلي الأسباب الرئيسية وراء أهمية الخصوصية في مراقبة الموظفين:

‍

‍الامتثالالقانوني:الامتثال لقوانين ولوائح الخصوصية أمر بالغ الأهمية. لدى العديد من الولايات القضائية قوانين محددة تحكم جمع بيانات الموظفين وتخزينها واستخدامها. يمكن أن يؤدي عدم الالتزام بهذه اللوائح إلى عواقب قانونية، بما في ذلك الغرامات والإجراءات القانونية.
ثقة الموظفين ومعنوياتهم: يعزز احترام الخصوصية بيئة عمل إيجابية ويبني الثقة بين أصحاب العمل والموظفين. يمكن أن تؤدي المراقبة المفرطة أو الجائرة إلى انعدام الثقة وانخفاض الروح المعنوية والتأثير السلبي على مشاركة الموظفين.
حقوق الموظفين: للموظفين الحق في الخصوصية، ويمتد هذا الحق ليشمل مكان العمل. إن احترام حقوق خصوصية الموظفين أمر ضروري للحفاظ على الممارسات الأخلاقية وإظهار الالتزام برفاهية الموظفين.
الاستبقاء والتوظيف: من المرجح أن يجذب مكان العمل الذي يقدر الخصوصية الموظفين الموهوبين ويحتفظ بهم. يتزايد قلق الباحثين عن عمل والموظفين الحاليين بشأن خصوصيتهم، وقد تتمتع المؤسسات التي تعطي الأولوية لهذا الجانب بميزة تنافسية.
تجنب التمييز والتحيز: قد تنشأ تحيزات غير مقصودة عند استخدام بيانات المراقبة بشكل غير صحيح. تساعد حماية خصوصية الموظفين على التخفيف من مخاطر الممارسات التمييزية وتضمن استناد قرارات التوظيف إلى معايير عادلة وموضوعية.
تقليل المسؤولية القانونية: قد تزيد ممارسات المراقبة الجائرة من مخاطر النزاعات القانونية ومظالم الموظفين. يقلل الحفاظ على الخصوصية من احتمال المسؤولية القانونية ويساعد المؤسسات على تجنب التحديات القانونية المتعلقة بممارسات المراقبة غير السليمة.
التركيز على النتائج والعلاقات القائمة على الثقة: إن اتباع نهج يركز على النتائج، حيث يتم الوثوق بالموظفين على أساس أدائهم، يعزز ثقافة عمل أكثر إيجابية. التركيز على النتائج بدلاً من المراقبة المستمرة يعزز الشعور بالمسؤولية والاستقلالية.
تعزيز إنتاجية الموظفين: من الأرجح أن يكون الموظفون أكثر إنتاجية وتركيزاً على عملهم عندما يشعرون باحترام خصوصيتهم. قد تؤدي المراقبة المستمرة إلى القلق والتوتر، مما يؤثر سلباً على الإنتاجية الإجمالية.
التخفيف من المقاومة والرفض: يمكن أن تؤدي المراقبة المفرطة إلى مقاومة ومعارضة الموظفين. ومن خلال الحفاظ على التوازن واحترام الخصوصية، يمكن للمؤسسات أن تقلل من احتمالية حدوث ردود فعل سلبية ومعارضة لمبادرات المراقبة.
رفاهية الموظفين: تعد حماية خصوصية الموظفين جانبًا أساسيًا لدعم رفاهيتهم بشكل عام. فهي تساهم في تحقيق توازن صحي بين العمل والحياة وتساعد على خلق بيئة عمل إيجابية وداعمة.
إدارة السمعة: يمكن أن تؤدي انتهاكات الخصوصية إلى الإضرار بسمعة المؤسسة. يمكن أن تؤدي أخبار ممارسات المراقبة الجائرة إلى دعاية سلبية وتؤثر على صورة الشركة بين العملاء والعملاء والجمهور.
الاعتبارات الثقافية والأخلاقية: يعكس التزام المؤسسة بالخصوصية قيمها ومعاييرها الأخلاقية. ويساهم إظهار الالتزام باحترام خصوصية الموظفين في إرساء ثقافة مؤسسية إيجابية.

لماذا تطبق المؤسسات مراقبة الموظفين؟

الأسباب التي تجعل المنظمات تنفذ مراقبة الموظفين هي

‍

قياس الإنتاجية: يمكن أن تساعد المراقبة المؤسسات على فهم كيفية قضاء الموظفين وقتهم خلال ساعات العمل. وهذا يمكن أن يسلط الضوء على أوجه القصور وتحديد فرص التحسين. كما يمكن أن يساعد المديرين على تخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية.
تقييم الأداء: يمكن أن توفر مراقبة الموظفين بيانات موضوعية لتقييم الأداء. ويمكن أن يساعد في تحديد الموظفين ذوي الأداء العالي وأولئك الذين قد يحتاجون إلى دعم أو تدريب إضافي.
الأمن والامتثال: يمكن أن تساعد المراقبة في منع الانتهاكات الأمنية وضمان الامتثال للوائح الصناعة. على سبيل المثال، في الصناعات التي تتعامل مع البيانات الحساسة، يمكن أن تساعد المراقبة في ضمان اتباع الموظفين للبروتوكولات المناسبة.
إدارة العمل عن بُعد: مع تزايد العمل عن بُعد، يمكن لأدوات المراقبة أن تساعد المديرين على تتبع عادات عمل الموظفين عن بُعد وإنتاجيتهم. كما يمكن أن تضمن أيضاً أن الموظفين يحافظون على التوازن الصحي بين العمل والحياة الشخصية.
منع سوء السلوك: يمكن لمراقبة الموظفين ردع السلوك غير اللائق وتوفير الأدلة في حالة حدوث نزاعات. ويمكن أن تساعد في الحفاظ على بيئة عمل آمنة ومحترمة في مكان العمل.
الكفاءة التشغيلية: من خلال فهم كيفية أداء المهام، يمكن للمؤسسات تبسيط العمليات وتقليل الأخطاء وتحسين خدمة العملاء.

كيف تتم مراقبة الموظفين؟

الطرق التي تتم بها مراقبة الموظفين هي:

مراقبة الكمبيوتر: غالباً ما تستخدم المؤسسات برامج لمراقبة استخدام الموظفين للكمبيوتر. ويمكن أن يشمل ذلك تتبع مواقع الويب التي تمت زيارتها، والتطبيقات المستخدمة، والوقت الذي يقضيه الموظفون في مهام مختلفة. كما يمكن لبعض البرامج التقاط لقطات للشاشة أو تسجيل ضغطات المفاتيح.
مراقبة البريد الإلكتروني والإنترنت: يمكن لأصحاب العمل مراقبة استخدام الموظفين للبريد الإلكتروني والإنترنت للتأكد من عدم انخراطهم في سلوك غير لائق أو إضاعة وقت الشركة. ويمكن أن يساعد ذلك أيضًا في منع الانتهاكات الأمنية.

مراقبة المكالمات الهاتفية: في أدوار خدمة العملاء، يمكن تسجيل المكالمات الهاتفية ومراقبتها لأغراض ضمان الجودة. يمكن أن يساعد ذلك في تحسين خدمة العملاء وتحديد مجالات تدريب الموظفين.
المراقبة بالفيديو: في أماكن العمل الفعلية، يمكن استخدام كاميرات الفيديو لمراقبة سلوك الموظفين وضمان السلامة والأمن.
تتبع النظام العالمي لتحديد المواقع: بالنسبة للأدوار التي تنطوي على السفر أو العمل الميداني، يمكن لأصحاب العمل استخدام أجهزة النظام العالمي لتحديد المواقع لتتبع مواقع الموظفين.
تتبع الوقت: غالبًا ما يستخدم أصحاب العمل برامج تتبع الوقت لمراقبة وقت دخول الموظفين وخروجهم من العمل والوقت الذي يستغرقونه في فترات الاستراحة والوقت الإجمالي الذي يقضونه في العمل.
مراقبة الإنتاجية: يتضمن ذلك تتبع مخرجات الموظفين. على سبيل المثال، عدد المهام التي ينجزها الموظف في اليوم الواحد، أو عدد المبيعات التي يحققها.
مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي: يراقب بعض أصحاب العمل المنشورات العامة لموظفيهم على وسائل التواصل الاجتماعي. يمكن أن يساعد ذلك في حماية سمعة الشركة.

استبيانات نبض الموظفين

وهي عبارة عن استبيانات قصيرة يمكن إرسالها بشكل متكرر للتحقق من رأي موظفيك حول مشكلة ما بسرعة. يتألف الاستبيان من عدد أقل من الأسئلة (لا يزيد عن 10 أسئلة) للحصول على المعلومات بسرعة. ويمكن إجراء هذه الاستبيانات على فترات منتظمة (شهرية/أسبوعية/فصلية/ربع سنوية).

اجتماعات فردية:

يعد عقد اجتماعات دورية لمدة ساعة لإجراء محادثة غير رسمية مع كل عضو من أعضاء الفريق طريقة ممتازة للتعرف على ما يحدث معهم. نظرًا لأنها محادثة آمنة وخاصة، فإنها تساعدك في الحصول على تفاصيل أفضل حول مشكلة ما.

eNPS:

eNPS (صافي نقاط المروجين للموظفين) هي واحدة من أبسط الطرق الفعالة في الوقت نفسه لتقييم رأي موظفيك في شركتك. وهي تتضمن سؤالاً واحداً مثيراً للاهتمام يقيس الولاء. من أمثلة أسئلة eNPS ما يلي: ما مدى احتمال أن توصي بشركتنا للآخرين؟ يجيب الموظفون على استبيان eNPS على مقياس من 1 إلى 10، حيث تشير 10 إلى أنهم "من المرجح جدًا" أن يوصوا بالشركة و1 إلى أنهم "من غير المرجح جدًا" أن يوصوا بها.