Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

سجل الآن

مسرد المصطلحات

مسرد مصطلحات إدارة الموارد البشرية واستحقاقات الموظفين

جدول المحتويات

نظام إدارة الموظفين

نظام إدارة الموظفين هو حل برمجي أو منصة برمجية تستخدمها المؤسسات لتبسيط مختلف جوانب إدارة الموظفين، بما في ذلك التوظيف، والإعداد، والجدولة، وتقييم الأداء، وكشوف المرتبات، وإدارة المزايا، وغير ذلك. عادةً ما توفر هذه الأنظمة قاعدة بيانات مركزية حيث يتم تخزين جميع معلومات الموظفين بشكل آمن ويمكن الوصول إليها من قبل الموظفين المصرح لهم.

ما هو نظام إدارة الموظفين؟

نظام إدارة شؤون الموظفين (EMS) هو حل برمجي شامل يساعد المؤسسات على إدارة وتبسيط عمليات الموارد البشرية لديها. وعادةً ما يتضمن ميزات لتتبع أداء الموظفين، وإدارة الجداول الزمنية والإجازات، والتعامل مع كشوف المرتبات والمزايا، وتسهيل التواصل والتعاون.

‍

ما هي أفضل أدوات إدارة الموظفين عن بُعد؟

تتضمن أفضل أدوات إدارة الموظفين عن بُعد ما يلي
‍

‍Empuls: Empuls ليس مجرد منصة لإشراك الموظفين، ولكنه أداة رائعة لإدارة الموظفين أيضًا. مع ميزات مثل الشبكة الداخلية الاجتماعية، وخصومات الموظفين، واستبيانات الموظفين، فإن Empuls هي واحدة من أفضل أدوات إدارة الموظفين.
‍تريلو: يُعرف Trello بواجهته سهلة الاستخدام ولوحاته القابلة للتخصيص. يسمح للفرق بترتيب أولويات المهام وتصور تقدم المشروع من خلال البطاقات والقوائم، مما يجعل إدارة المشروع جذابة ومباشرة.
‍أسانا: أسانا هي أداة قوية لإدارة المشاريع تساعد الفرق على إدارة المهام والمشاريع بأهداف ومواعيد نهائية واضحة. وهي تدعم العديد من مهام سير العمل وتتكامل مع العديد من الأدوات الأخرى لتحسين وظائفها.
‍Hubstaff: يتفوق Hubstaff في تتبع الوقت ومراقبة الإنتاجية. يوفر رؤى حول كيفية قضاء الموظفين لوقتهم، مما يساعد المديرين على منع الإرهاق وتحسين سير العمل.
‍ActivTrak: يوفر ActivTrak مراقبة وتحليلات في الوقت الفعلي لأنشطة الموظفين. تساعد ميزات إعداد التقارير القوية في تحديد اتجاهات الإنتاجية والمخاطر الأمنية المحتملة.
‍ Connecteam: صُمم Connecteam لسهولة الاستخدام، مما يجعله مثاليًا للفرق ذات المهارات التقنية المختلفة. فهو يوفر ميزات الجدولة وإدارة المهام والاتصالات في منصة واحدة.
‍بايمو: يعد Paymo أداة بسيطة وفعالة في الوقت نفسه للفرق الصغيرة، حيث يوفر ميزات تتبع الوقت والفواتير وإعداد التقارير. وهو مفيد بشكل خاص للشركات التي تحتاج إلى إدارة الفواتير إلى جانب إدارة المشاريع.
‍ميرو: توفر Miro لوحة لا نهائية للعصف الذهني والتعاون، مما يجعلها مثالية للفرق الإبداعية. يسمح لعدة مستخدمين بالعمل على نفس اللوحة في نفس الوقت، مما يعزز التعاون ومشاركة الأفكار.

استمع لموظفيك وتعرّف عليهم وكافئهم واحتفظ بهم من خلال برنامجنا لإشراك الموظفين

من الذي يستخدم عادةً نظام إدارة الموظفين داخل المؤسسة؟

عادةً ما يتم استخدام نظام إدارة الموظفين من قبل مختلف أصحاب المصلحة داخل الشركة. يعتبر أخصائيو الموارد البشرية (HR) المستخدمين الأساسيين لأنهم يديرون عمليات التوظيف والإلحاق ومراجعات الأداء والمهام الأخرى المتعلقة بالموظفين.
‍

يستخدم المديرون والمشرفون أيضاً نظام الإدارة الإلكترونية لتتبع أداء فريقهم وإدارة الجداول الزمنية والموافقة على طلبات الإجازات. بالإضافة إلى ذلك، غالباً ما يتمتع الموظفون بإمكانية الوصول إلى ميزات معينة مثل بوابات الخدمة الذاتية حيث يمكنهم تحديث المعلومات الشخصية وطلب الإجازات وعرض معلومات الرواتب والمزايا الخاصة بهم.

من المسؤول عن صيانة وتحديث نظام إدارة الموظفين؟

تقع مسؤولية صيانة وتحديث نظام إدارة شؤون الموظفين عادةً على عاتق قسم الموارد البشرية، وغالبًا ما يتم ذلك بالتعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات. ويتحمل قسم الموارد البشرية مسؤولية ضمان استخدام النظام بفعالية وأن تكون بيانات الموظفين دقيقة ومحدثة.

من ناحية أخرى، غالباً ما يتعامل قسم تكنولوجيا المعلومات مع الجوانب التقنية مثل تحديثات البرامج وأمن النظام واستكشاف المشكلات التقنية وحلها. وفي بعض الحالات، قد تعمل الشركات أيضاً مع بائعين أو استشاريين خارجيين لصيانة النظام وتحديثاته.

ما هي ميزات نظام إدارة الموظفين؟

تشمل ميزات نظام إدارة شؤون الموظفين ما يلي:
‍

‍إدارة معلومات الموظفين: تخزين مركزي لبيانات الموظفين، بما في ذلك التفاصيل الشخصية ومعلومات الاتصال والتاريخ الوظيفي والمؤهلات ومقاييس الأداء.‍
تأهيل الموظفين: أدوات لإدارة عملية تأهيل الموظفين، بما في ذلك إنشاء وتوزيع قوائم مراجعة التأهيل والوثائق وأتمتة مهام التأهيل.
تتبع الوقت والحضور: تسجيل وتتبع ساعات عمل الموظفين وحضورهم واستراحاتهم وطلبات الإجازات. قد تتضمن بعض الأنظمة ميزات تسجيل الحضور والانصراف أو تتكامل مع ضبط الوقت البيومتري.
إدارة كشوف المرتبات: أتمتة عمليات كشوف المرتبات، بما في ذلك حسابات الرواتب، والخصومات، والاستقطاعات الضريبية، والإيداع المباشر. التكامل مع الأنظمة المالية لمعالجة كشوف المرتبات بدقة وفي الوقت المناسب.
إدارة الأداء: أدوات لتحديد الأهداف وإجراء مراجعات الأداء وتتبع أداء الموظفين. تتضمن ميزات للتغذية الراجعة وتقييمات الأداء وتخطيط التطوير.
التدريب والتطوير: إدارة برامج تدريب الموظفين وتتبع الشهادات ورصد التقدم المحرز في التطوير المهني. وقد يشمل ذلك وحدات التعلم الإلكتروني وإدارة الدورات التدريبية.
الخدمة الذاتية للموظفين (ESS): البوابات أو تطبيقات الأجهزة المحمولة التي تُمكِّن الموظفين من الوصول إلى معلوماتهم الشخصية وإدارتها، وطلب الإجازات، وعرض كشوف المرتبات، والمشاركة في تقييمات الأداء.
إدارة المزايا: إدارة استحقاقات الموظفين، بما في ذلك التأمين الصحي وخطط التقاعد وغيرها من الامتيازات. وقد يساعد النظام في تسجيل المزايا وتتبع الأهلية وإدارة فترات التسجيل المفتوحة.
التوظيف وتتبع مقدمي الطلبات: أدوات لإدارة عملية التوظيف، بما في ذلك إعلانات الوظائف، وتتبع المتقدمين للوظائف، وتحليل السير الذاتية، والتعاون بين فرق التوظيف. التكامل مع مواقع التوظيف ولوحات الوظائف.
تحليلات القوى العاملة وإعداد التقارير: إنشاء التقارير والتحليلات المتعلقة بالتركيبة السكانية للقوى العاملة، ومعدلات الدوران، ومقاييس الأداء، ومؤشرات الموارد البشرية الرئيسية الأخرى. يمكن تضمين أدوات تصور البيانات.
تواصل الموظفين: ميزات تسهل التواصل داخل المؤسسة، بما في ذلك الرسائل الداخلية والإعلانات وأنظمة الإشعارات.
إدارة الامتثال: أدوات لضمان الامتثال لقوانين العمل واللوائح ومعايير الصناعة. قد يشمل ذلك عمليات التحقق من الامتثال الآلية والتنبيهات.
استبيانات وملاحظات الموظفين: وحدات لإجراء استبيانات الموظفين وجمع الملاحظات وقياس رضا الموظفين. يمكن استخدام أدوات التحليلات لتحليل نتائج الاستبيانات.
تخطيط التعاقب الوظيفي: أدوات لتحديد وتطوير الخلفاء المحتملين لشغل الأدوار الرئيسية داخل المؤسسة. ويشمل ذلك تخطيط المواهب وتقييم المهارات والتخطيط الوظيفي.
إدارة الوثائق: التخزين والإدارة المركزية للوثائق المتعلقة بالموظفين، مثل العقود ومراجعات الأداء وشهادات التدريب.
قدرات التكامل: التكامل مع أنظمة الأعمال الأخرى، مثل برامج التمويل والمحاسبة، لضمان تدفق البيانات بسلاسة واتساق عبر المؤسسة.
عناصر التحكم في الأمان والوصول: ميزات أمان قوية لحماية بيانات الموظفين الحساسة، بما في ذلك عناصر التحكم في الوصول المستندة إلى الأدوار والتشفير.
إمكانية الوصول إلى الأجهزة المحمولة: واجهات متوافقة مع الأجهزة المحمولة أو تطبيقات مخصصة للأجهزة المحمولة تتيح للموظفين والمديرين الوصول إلى الميزات الرئيسية من الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.

لماذا من المهم الحفاظ على تحديث نظام إدارة الموظفين؟

الحفاظ على تحديث نظام إدارة الموظفين أمر بالغ الأهمية لعدة أسباب. أولاً، يضمن أن يحتوي النظام على أحدث بيانات الموظفين وأكثرها دقة، وهو أمر ضروري لعمليات الموارد البشرية مثل كشوف المرتبات وإدارة المزايا وإدارة الأداء.

ثانياً، غالباً ما تتضمن تحديثات البرامج ميزات وتحسينات جديدة يمكن أن تعزز الكفاءة وتجربة المستخدم. وأخيراً، غالباً ما تعالج التحديثات الثغرات الأمنية، لذا فإن تحديث نظام إدارة المحتوى الإلكتروني أمر بالغ الأهمية لحماية بيانات الموظفين الحساسة.

كيف يمكن لنظام إدارة الموظفين تحسين الإنتاجية والكفاءة؟

يمكن لنظام إدارة الموظفين (EMS) تحسين الإنتاجية والكفاءة بشكل كبير بعدة طرق:
‍

تبسيط المهام الإدارية: يعمل نظام إدارة الموارد البشرية الإلكتروني على أتمتة مهام الموارد البشرية الروتينية مثل تتبع الحضور، ومعالجة كشوف المرتبات، وإدارة المزايا، مما يوفر الوقت لموظفي الموارد البشرية للتركيز على المبادرات الاستراتيجية.
تعزيز التواصل: غالباً ما يتضمن نظام الإدارة البيئية ميزات للتواصل والتعاون الداخلي، مما يسهل على الفرق العمل معاً والبقاء على اطلاع.
تحسين عملية اتخاذ القرارات: من خلال تزويد المديرين ببيانات محدثة ودقيقة عن أداء الموظفين والمقاييس الأخرى، يدعم نظام إدارة البيئة والموارد البشرية عملية اتخاذ القرارات المستنيرة.
زيادة مشاركة الموظفين: تشتمل العديد من منصات نظم الإدارة الإلكترونية على ميزات لتقدير إنجازات الموظفين، وإدارة الأهداف، وطلب الملاحظات، وكلها يمكن أن تعزز مشاركة الموظفين وإنتاجيتهم.
ضمان الامتثال: يمكن أن تساعد نظم الإدارة البيئية الشركات على الامتثال لقوانين ولوائح العمل، مما يقلل من مخاطر المشاكل القانونية المكلفة.

استبيانات نبض الموظفين

وهي عبارة عن استبيانات قصيرة يمكن إرسالها بشكل متكرر للتحقق من رأي موظفيك حول مشكلة ما بسرعة. يتألف الاستبيان من عدد أقل من الأسئلة (لا يزيد عن 10 أسئلة) للحصول على المعلومات بسرعة. ويمكن إجراء هذه الاستبيانات على فترات منتظمة (شهرية/أسبوعية/فصلية/ربع سنوية).

اجتماعات فردية:

يعد عقد اجتماعات دورية لمدة ساعة لإجراء محادثة غير رسمية مع كل عضو من أعضاء الفريق طريقة ممتازة للتعرف على ما يحدث معهم. نظرًا لأنها محادثة آمنة وخاصة، فإنها تساعدك في الحصول على تفاصيل أفضل حول مشكلة ما.

eNPS:

eNPS (صافي نقاط المروجين للموظفين) هي واحدة من أبسط الطرق الفعالة في الوقت نفسه لتقييم رأي موظفيك في شركتك. وهي تتضمن سؤالاً واحداً مثيراً للاهتمام يقيس الولاء. من أمثلة أسئلة eNPS ما يلي: ما مدى احتمال أن توصي بشركتنا للآخرين؟ يجيب الموظفون على استبيان eNPS على مقياس من 1 إلى 10، حيث تشير 10 إلى أنهم "من المرجح جدًا" أن يوصوا بالشركة و1 إلى أنهم "من غير المرجح جدًا" أن يوصوا بها.

بناءً على الإجابات، يمكن تصنيف الموظفين في ثلاث فئات مختلفة:

المروجون
الموظفون الذين استجابوا بشكل إيجابي أو وافقوا.
المنتقدون
الموظفون الذين كان رد فعلهم سلبياً أو غير موافق.
السلبيون
الموظفون الذين التزموا الحياد في ردودهم.

ما هو نظام إدارة أداء الموظفين؟

يتم تنظيم نظام إدارة أداء الموظفين من قبل المؤسسات لقياس أداء الموظفين وتحسينه. وهو يتضمن وضع توقعات واضحة، وتقديم تغذية راجعة منتظمة، ومواءمة الأهداف الفردية مع الأهداف التنظيمية. تم تصميم النظام لتعزيز الأداء الفردي والجماعي، مما يساهم في نهاية المطاف في نجاح المؤسسة بشكل عام.

ما هي مكونات نظام إدارة أداء الموظفين؟

تشتمل مكونات نظام إدارة أداء الموظفين على ما يلي
‍

‍تخطيط الأداء: يتضمن ذلك تحديد أهداف واضحة ومجالات الأداء الرئيسية في بداية جلسة الأداء. وهو جهد مشترك بين المقيّم والمقيّم.
‍التغذية الراجعة المنتظمة: يؤكد النظام على أهمية التغذية الراجعة المنتظمة والمثمرة ومشاركة الموظفين. ويهدف إلى تقديم رؤى مفصلة حول السلوكيات والجهود، مما يجعله مناسبًا لإعطاء تغذية راجعة مفصلة حول السلوكيات ورسم خريطة للسلوكيات المستقبلية المرغوبة.
‍تقييم الأداء: يُستخدم النظام لتقييم نتائج الأداء الفردي والمؤسسي، مما يعزز المساءلة الفردية عن تحقيق الأهداف والغايات. وهو يعكس شراكة يتقاسم فيها المديرون مسؤولية تطوير موظفيهم لتمكينهم من تقديم مساهماتهم للمنظمة.
‍خطط التطوير: تعد خطط تطوير الموظفين جزءًا لا يتجزأ من النظام، وتهدف إلى تعزيز ثقافة النمو والمشاركة والتميز. تتم الاستفادة من تكنولوجيا وبرمجيات الموارد البشرية لتحسين كفاءة وفعالية عملية إدارة الأداء.
‍الإدارةبالأهداف (MBO): يركز هذا النهج، الذي ابتكره الاستشاري الإداري المؤثر بيتر دراكر، على وضع مجموعة من الأهداف التنظيمية، والتي تُستخدم بعد ذلك كموجهات لوضع أهداف فردية للموظفين. ويوفر إطارًا لتقييم أداء الموظفين وربط مستويات الأداء الفردي باستراتيجية المنظمة.
‍تقييم الإمكانات: يشكل هذا العنصر أساسًا للتنقل الأفقي والرأسي للموظفين. ويتم إجراؤه من خلال رسم خرائط الكفاءات وتقنيات التقييم المختلفة، مما يوفر مدخلات حاسمة لتخطيط التعاقب الوظيفي والتناوب الوظيفي.

ما هو نظام إدارة حضور الموظفين؟

نظام إدارة حضور الموظفين (AAMS) هو تطبيق برمجي أو مجموعة من الأدوات والعمليات المصممة لتتبع وإدارة سجلات حضور الموظفين بكفاءة. وهو يعمل على أتمتة العمليات اليدوية التي ينطوي عليها تسجيل ساعات عمل الموظفين وإجازاتهم وغيابهم ووقت العمل الإضافي.
‍

ما أهمية نظام إدارة حضور الموظفين وحضورهم؟

الأسباب التي تجعل نظام إدارة حضور الموظفين مهم
‍

‍دقةحساب الرواتب بدقة: تعمل أنظمة تتبُّع الحضور على أتمتة عملية تسجيل ساعات عمل الموظفين، مما يزيل الأخطاء التي يمكن أن تحدث بالطرق اليدوية مثل الجداول الزمنية أو البطاقات المثقوبة. وهذا يضمن احتساب كشوف المرتبات بدقة بناءً على ساعات العمل الفعلية والعمل الإضافي والإجازات.
‍تحسينالإنتاجية والالتزام بالمواعيد: تسمح أنظمة الحضور والانصراف للشركات بتحديد أنماط التأخير أو الغياب من خلال مراقبة أوقات حضور الموظفين وغيابهم. يساعد ذلك على تحسين الالتزام بالمواعيد ويضمن استفادة الموظفين من ساعات عملهم إلى أقصى حد، مما يعزز الإنتاجية الإجمالية.
‍تبسيطإدارة الإجازات: تعمل أنظمة الحضور على تبسيط عملية طلب الإجازات والموافقة عليها من خلال السماح للموظفين بتقديم الطلبات إلكترونيًا. يمكن للمديرين مراجعة طلبات الإجازة والموافقة عليها وتتبعها، مما يجنب تعارض المواعيد مع تقليل العبء الإداري على الموارد البشرية.
‍الامتثاللقوانين العمل: يعد الاحتفاظ بسجلات حضور دقيقة وقابلة للتدقيق أمرًا بالغ الأهمية للامتثال لقوانين ولوائح العمل. توفر أنظمة الحضور وثائق موثوقة لإثبات الامتثال أثناء عمليات التدقيق وتجنب المشكلات القانونية أو الغرامات المحتملة.
‍تقليلسرقة الوقت: تساعد ميزات مثل ساعات الوقت البيومترية والسياج الجغرافي في أنظمة الحضور في منع سرقة الوقت من خلال التحقق من وجود الموظف والحد من مشاكل مثل تثقيب الأصدقاء. هذا يقلل من التكاليف غير الضرورية ويحسن الإنتاجية.
‍

ما هي التحديات التي تواجه إدارة نظام إدارة حضور الموظفين؟

التحديات في إدارة نظام إدارة حضور الموظفين هي:
‍

‍الدقة والدقة: أحد التحديات الدائمة هو الدقة والدقة في تسجيل ساعات العمل. يمكن أن يؤدي تتبع الحضور اليدوي إلى حدوث أخطاء وعدم دقة، مما قد يؤثر على كشوف المرتبات والكفاءة التشغيلية بشكل عام.
‍عدموجود سياسات محدثة: العديد من أصحاب العمل ليس لديهم سياسة محدثة لإدارة الحضور، مما يؤدي إلى عدم الاتساق والقرارات المخصصة. يمكن أن تؤدي السياسات القديمة إلى مشاكل قانونية ومشاكل في الامتثال، بالإضافة إلى عدم الاتساق في إدارة الحضور. ‍
ضعف معدل الحضور: تمثل إدارة معدلات الحضور الضعيفة تحديًا كبيرًا لإدارات الموارد البشرية. يمكن أن تؤدي حالات الغياب غير المتوقعة والوصول المتأخر والمغادرة المبكرة إلى تعطيل العمليات والتأثير على الإنتاجية الإجمالية.
‍الاعتبارات القانونية: يجب أن تمتثل أنظمة إدارة الحضور والانصراف للاعتبارات القانونية بناءً على هيكل المؤسسة. إن ضمان الامتثال لقوانين ولوائح العمل يضيف تعقيدًا لإدارة حضور الموظفين.
‍سوء تخصيص الموارد: يمكن أن يؤدي تتبع الحضور غير الدقيق إلى سوء تخصيص الموارد، حيث قد تواجه المؤسسات صعوبة في تحسين تخصيص الموارد بسبب عدم وضوح الرؤية فيما يتعلق بتوافر الموظفين.

ما هو نظام إدارة إجازات الموظفين؟

نظام إدارة إجازات الموظفين هو أداة شاملة تستخدمها المؤسسات لتبسيط وتعزيز إدارة إجازات الموظفين. وهو يؤدي مجموعة من الوظائف لتسهيل إدارة إجازات الموظفين داخل المؤسسة.

‍

ما هي فوائد استخدام نظام إدارة إجازات الموظفين؟

فيما يلي بعض المزايا الرئيسية لاستخدام نظام إدارة إجازات الموظفين:
‍

‍تبسيطعملية طلب الإجازة: تمكين الموظفين من تقديم طلبات الإجازات بسهولة عبر الإنترنت من خلال واجهة سهلة الاستخدام. أتمتة سير العمل لتوجيه الطلبات إلى المديرين المعنيين للموافقة عليها. تبسط العملية لكل من الموظفين والموارد البشرية/الإدارة.
‍الشفافيةوالمعلومات التفصيلية: يزود الموظفين بمعلومات واضحة ومفصلة عن سياسات الإجازات والاستحقاقات والأرصدة وسجل المعاملات. يضمن الشفافية حول عملية الإجازات والاستحقاقات. ‍
التتبعالشاملوإعداد التقارير: يسمح للمؤسسات بتتبع جميع طلبات إجازات الموظفين وحالات الغياب في نظام مركزي واحد. يوفر تقارير وتحليلات مفصلة لإعطاء رؤية شاملة لاتجاهات الإجازات. تمكين تخطيط القوى العاملة وإدارة الموارد بشكل أفضل. ‍
الامتثال للسياسات وتخصيصها: يضمن تطبيق سياسات الإجازات وتنفيذها باستمرار. يتيح إمكانية تخصيص أنواع الإجازات والسياسات، وهو أمر مهم بشكل خاص للمؤسسات العالمية ذات المتطلبات المختلفة لكل موقع.
‍التكاملمع الأنظمة الأخرى: يمكن أن يتكامل مع كشوف المرتبات والجداول الزمنية وأنظمة الموارد البشرية الأخرى. أتمتة تدفق البيانات بين الأنظمة لتجنب الأخطاء اليدوية وتوفير الوقت. ‍
تحسين الإنتاجية: توفير وقت الموارد البشرية المستغرق في إدارة الإجازات للتركيز على أولويات أكثر استراتيجية. تمكين الموظفين من الوصول بسهولة إلى معلومات الإجازات وتقديم الطلبات دون تدخل يدوي من الموارد البشرية. يضمن توفير عدد كافٍ من الموظفين من خلال توفير رؤية واضحة لحالات الغياب القادمة والمخطط لها.
‍تعزيزتجربة الموظفين: يوفر طريقة سهلة وشفافة للموظفين لعرض إجازاتهم وإدارتها. يُظهر أن المؤسسة تعطي الأولوية لرفاهية الموظفين والتوازن بين العمل والحياة الشخصية. يساهم في الرضا الوظيفي العام وثقافة الشركة الإيجابية.
‍

ما هو نظام إدارة مهام الموظفين؟

نظام إدارة مهام الموظفين هو أداة شاملة مصممة لتسهيل تنظيم وتتبع المهام داخل المؤسسة. وهو عنصر هام من عناصر إدارة المشاريع ويعمل كأساس لسير العمل بكفاءة داخل الشركة. يتضمن النظام إدارة كل مهمة مهمة مهمة كأولوية، ومواكبة معايير الجدول الزمني والميزانية، وضمان التعاون الفعال بين الفريق.

‍

ما هي ميزات نظام إدارة مهام الموظفين؟

ميزات نظام إدارة مهام الموظفين هي:
‍

سير العمل الفعال: يعمل برنامج إدارة المهام كأساس لسير العمل الفعال داخل المؤسسة، حيث يوفر جداول زمنية مفصلة ومحدثة للمشروع ويوجه أعضاء الفريق للمضي قدماً في المشروع. ‍
التكامل والتوافق: يجب أن يدعم النظام مرفقات الملفات، وإدارة المستندات، وإدارة حقوق الوصول، وجرد سجلات العملاء والموظفين، ويجب أن يكون متوافقاً مع الأنظمة والبرامج والبيئات الأخرى. ‍
إدارة قاعدة بيانات الموظفين: يجب أن يكون نظام إدارة مهام الموظفين الفعال مزودًا بمنصة إدارة قاعدة بيانات الموظفين التي تتيح مركزية بيانات الموارد البشرية لكل قسم ومنطقة وكيان تجاري. ‍
إدارة الوقت والحضور: يجب تبسيط وأتمتة عمليات إدارة الوقت، بما في ذلك أنظمة الحضور والانصراف القوية التي تمكّن الموظفين من تسجيل حضورهم وتقديم طلبات الإجازات من أي مكان يعملون فيه. ‍
إسناد المهام وتتبعها: يسمح النظام بإنشاء المهام وتعيينها وتحديد أولوياتها ومراقبتها لضمان إنجازها في الوقت المحدد. كما يوفر أيضاً عرضاً في الوقت الفعلي وسهولة الوصول إلى جميع المحتويات والمناقشات ذات الصلة.

‍

ما هو نظام إدارة مستندات الموظفين؟

نظام إدارة مستندات الموظفين هو أداة شاملة مصممة لتخزين وتنظيم وإدارة مختلف أنواع المستندات المتعلقة بالموظفين داخل المؤسسة بشكل آمن. وهو يؤدي دوراً حاسماً في ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية وتحسين الكفاءة وتعزيز الأمن.

‍

كيف يستخدم أخصائي الموارد البشرية نظام إدارة مستندات الموظفين في المؤسسة؟

يستخدم أخصائيو الموارد البشرية نظام إدارة مستندات الموظفين (EDMS) في المؤسسة لتبسيط إدارة المستندات المتعلقة بالموظفين وتحسين الكفاءة العامة. وفيما يلي كيفية استخدام هذه الأنظمة عادةً:
‍

مستودع مركزي للوثائق: يسمح نظام إدارة الموارد الإلكترونية لموظفي الموارد البشرية بتخزين جميع مستندات الموظفين، مثل السير الذاتية والعقود ومراجعات الأداء والسياسات في موقع واحد آمن. تعمل هذه المركزية على تبسيط عملية الوصول وتقليل مخاطر فقدان المستندات أو وضعها في غير مكانها. ‍
هيكل المجلدات: يمكن لمحترفي الموارد البشرية إنشاء مجلدات مصنفة لوظائف مختلفة (على سبيل المثال، التوظيف، والإعداد، وإدارة الأداء)، بما يعكس أنظمة الملفات التقليدية ولكن في شكل رقمي. يساعد هذا التنظيم في تحديد موقع المستندات بسرعة عند الحاجة. ‍
عمليات مبسطة: غالبًا ما يتضمن نظام إدارة الموارد الإلكترونية تدفقات عمل آلية لمهام مثل الموافقات على المستندات، وعمليات التأهيل، وتقييمات الأداء. وهذا يقلل من العبء الإداري على فرق الموارد البشرية ويسرّع العمليات من خلال ضمان توجيه المستندات إلى الموظفين المناسبين لمراجعتها والموافقة عليها. ‍
التوقيعات الإلكترونية: توفر العديد من من منصات EDMS إمكانات التوقيع الإلكتروني، مما يسمح للموارد البشرية بإرسال المستندات للتوقيع عليها دون الحاجة إلى الطباعة المادية والإرسال بالبريد. يؤدي ذلك إلى تسريع عمليات مثل توقيع العقود وإقرار السياسات. ‍
التحكم في الوصول: عادةً ما تتميز حلول نظم إدارة التعليم الإلكتروني بتدابير أمنية قوية، بما في ذلك ضوابط الوصول القائمة على الأدوار التي تضمن أن الموظفين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الاطلاع على معلومات الموظفين الحساسة. وهذا أمر بالغ الأهمية للحفاظ على السرية والامتثال للوائح حماية البيانات. ‍
مسارات التدقيق: تحتفظ حلول EDMS الفعّالة بسجلات مفصّلة لمن قام بالوصول إلى المستندات أو تعديلها، مما يساعد في عمليات تدقيق الامتثال ويضمن المساءلة داخل قسم الموارد البشرية. ‍
البحث والاسترجاع: بفضل إمكانات البحث المتقدمة، يمكن لمحترفي الموارد البشرية العثور بسرعة على مستندات محددة باستخدام كلمات رئيسية أو مرشحات، مما يقلل بشكل كبير من الوقت المستغرق في البحث اليدوي عبر الملفات المادية أو المجلدات الرقمية غير المنظمة. ‍
بيئة خالية من الورق: من خلال رقمنة المستندات، يمكن لأقسام الموارد البشرية تقليل اعتمادها على الورق، مما يؤدي إلى توفير التكاليف في الطباعة والتخزين، والمساهمة في جهود الاستدامة البيئية.