استبيان مشاركة الموظفين

ما هو الغرض من استبيان مشاركة الموظفين؟

الغرض من استبيان مشاركة الموظفين

• رؤية شاملة لتجربة الموظف: تهدف استطلاعات مشاركة الموظفين إلى تزويد المؤسسات بفهم شامل لتجربة الموظفين بشكل عام. فهي تتعمق في مختلف الجوانب، مثل الرضا الوظيفي، والعلاقات في مكان العمل، والتوافق مع الأهداف التنظيمية.
• تحديد نقاط القوة والضعف: الغرض الأساسي من ذلك هو تحديد مجالات القوة داخل المؤسسة، حيث يكون الموظفون على درجة عالية من المشاركة والرضا، وكذلك المجالات التي قد تحتاج إلى تحسين. وهذا يسمح للمؤسسات بتعزيز الجوانب الإيجابية ومعالجة القضايا التي قد تؤثر على معنويات الموظفين.
• تعزيز الأداء المؤسسي: من خلال جمع الرؤى حول العوامل التي تؤثر على مشاركة الموظفين، يمكن للمؤسسات صياغة استراتيجيات لتعزيز الأداء العام. من المرجح أن يكون الموظفون المتفاعلون أكثر إنتاجية وإبداعًا والتزامًا بنجاح المؤسسة.
• تعزيز الاستبقاء والولاء: يساعد فهم مشاعر الموظفين في خلق بيئة تعزز الولاء وتقلل من معدل دوران الموظفين. ومن خلال معالجة المخاوف التي تم تحديدها في الدراسات الاستقصائية، يمكن للمؤسسات تحسين الاحتفاظ بالموظفين وتقليل التكاليف المرتبطة بالتوظيف والتدريب.

‍

ما هي أهم أسئلة استبيان مشاركة الموظفين؟

تُعد استبيانات مشاركة الموظفين أدوات أساسية للمؤسسات لقياس مدى ارتباط موظفيها بعملهم وبالشركة ومدى تحفيزهم له. وفيما يلي بعض من أفضل أسئلة استبيان مشاركة الموظفين:
‍

• ما مدى رضاك عن دورك الحالي؟ : يساعد هذا السؤال في تقييم الرضا الوظيفي العام، وهو عنصر حاسم في مشاركة الموظفين. يمكن أن يؤدي فهم مستويات الرضا إلى توجيه الإدارة في إجراء التعديلات اللازمة لتحسين بيئة العمل.

• هل تشعر بالتقدير لمساهماتك؟ : يُعد تقدير جهود الموظفين أمرًا حيويًا للمشاركة. يقيس هذا السؤال ما إذا كان الموظفون يشعرون بالتقدير، وهو ما يمكن أن يؤثر بشكل مباشر على تحفيزهم وإنتاجيتهم.

• كيف تقيم التواصل داخل فريقك؟ : التواصل الفعال هو مفتاح نجاح ديناميكية الفريق. يساعد هذا السؤال على تحديد العوائق المحتملة للتواصل ومجالات التحسين، مما يعزز بيئة أكثر تعاوناً.

• هل ترى فرصاً للتطور المهني داخل المؤسسة؟ : يكون الموظفون أكثر انخراطاً في العمل عندما يعتقدون أن لديهم مستقبل في الشركة. يقيّم هذا السؤال ما إذا كان الموظفون يشعرون بالدعم في تطورهم الوظيفي، مما قد يؤثر على معدلات الاستبقاء.

• ما مدى احتمالية أن توصي بهذه الشركة كمكان رائع للعمل؟ : غالبًا ما يُشار إلى هذا السؤال باسم صافي نقاط المروجين للموظفين (eNPS)، ويقيس هذا السؤال شعور الموظفين العام وولائهم. تشير الدرجة العالية إلى وجود ثقافة إيجابية في مكان العمل، في حين أن الدرجة المنخفضة قد تشير إلى وجود مشاكل أساسية.

• هل تشعر أن لديك الموارد والدعم اللازمين للقيام بعملك بفعالية؟ : يقيّم هذا السؤال ما إذا كان الموظفون يشعرون بأنهم مجهزون لأداء مهامهم. يمكن أن يؤدي نقص الموارد إلى الإحباط وفك الارتباط، مما يجعل من الضروري معالجة أي ثغرات.

• إلى أي مدى تعتقد أن قيم الشركة تتوافق مع قيمك الشخصية؟ : يمكن أن تؤثر المواءمة بين القيم الشخصية والمؤسسية بشكل كبير على المشاركة. ويساعد هذا السؤال في تحديد ما إذا كان الموظفون يشعرون بالهدف والارتباط برسالة الشركة.

• كم مرة تتلقى ملاحظات حول أدائك؟ : تُعد الملاحظات المنتظمة ضرورية لتطوير الموظفين ومشاركتهم. يقيّم هذا السؤال ما إذا كان الموظفون يشعرون بأنهم يتلقون التوجيه والتقدير المناسبين لعملهم.

• هل تشعر بالراحة عند مشاركة أفكارك وآرائك؟ : ثقافة الانفتاح تشجع على المشاركة. ويساعد هذا السؤال على تحديد ما إذا كان الموظفون يشعرون بالأمان والتقدير عند التعبير عن أفكارهم، مما قد يؤدي إلى الابتكار والتحسين.

• ما هي التغييرات التي تقترحها لتحسين تجربتك في العمل؟ : تسمح مثل هذه الأسئلة المفتوحة للموظفين بالتعبير عن مخاوفهم واقتراحاتهم، مما يوفر رؤى قيمة للإدارة لتحسين مكان العمل.

ما هي التحديات الشائعة في تنفيذ استبيانات مشاركة الموظفين؟

التحديات الشائعة في تنفيذ استبيانات مشاركة الموظفين

• الحفاظ على عدم الكشف عن هوية المستطلعين: يمثل ضمان عدم الكشف عن الهوية تحديًا لتشجيع التعليقات الصادقة. فقد يتردد الموظفون في التعبير عن مشاعرهم الحقيقية إذا كانوا يخشون من التداعيات المحتملة. تحتاج المؤسسات إلى استخدام تدابير سرية قوية لبناء الثقة والحصول على ردود صريحة.
• معالجة الإرهاق من الاستبيانات: يمكن أن يحدث الإرهاق من الاستبيانات عندما يشعر الموظفون بالإرهاق من طلبات الاستبيانات المتكررة أو عندما يشعرون بعدم اتخاذ إجراءات بناءً على الملاحظات السابقة. يجب على المؤسسات أن تخطط بعناية لجداول الاستبيانات وتوصيل أهمية مدخلات الموظفين، وإظهار الالتزام بالتغيير الهادف.
• صياغة أسئلة استبيان فعالة: يعد تصميم أسئلة الاستبيان التي تجسد تعقيدات مشاركة الموظفين مع الحفاظ على الوضوح تحديًا شائعًا. يجب أن تكون الأسئلة محددة وذات صلة وقادرة على استخلاص رؤى قابلة للتنفيذ. إن أداة الاستطلاع المصممة بشكل جيد ضرورية للحصول على بيانات ذات مغزى.

‍

كيف يمكن للمؤسسات إيصال نتائج الاستبيانات بفعالية إلى الموظفين؟

يمكن للمؤسسات توصيل نتائج الاستبيان بفعالية إلى الموظفين بطرق مختلفة,

• التواصل الشفاف: التواصل الشفاف ضروري عند مشاركة نتائج الاستبيان. عبّر بوضوح عن الغرض من الاستطلاع والمنهجية المستخدمة والتزام المؤسسة بمعالجة المخاوف. فالشفافية تبني الثقة وتظهر الالتزام بالانفتاح.
• تسليط الضوء على الجوانب الإيجابية: عند الإبلاغ عن نتائج الاستبيان، من المهم تسليط الضوء على الجوانب الإيجابية والمجالات التي تتفوق فيها المؤسسة. إن الاعتراف بالنجاحات والاحتفاء بها يعزز الثقافة التنظيمية الإيجابية ويعزز قيمة مساهمات الموظفين.
• رؤى قابلة للتنفيذ: بدلاً من تقديم البيانات بشكل منفصل، يجب على المؤسسات التركيز على تقديم رؤى قابلة للتنفيذ مستمدة من نتائج الاستبيان. ويتضمن ذلك تحديد الاتجاهات والأنماط والمجالات الرئيسية للتحسين، مما يسمح للموظفين برؤية كيف تساهم ملاحظاتهم في إحداث تغييرات إيجابية.

‍

ما هي أفضل ممارسات استبيان مشاركة الموظفين؟  

تعد استطلاعات مشاركة الموظفين أدوات حيوية لفهم مدى مشاركة القوى العاملة لديك وتحديد مجالات التحسين. فيما يلي بعض الممارسات لإجراء أفضل استبيانات مشاركة الموظفين:

‍

1. تحديد أهداف واضحة

• الغرض والأهداف: حدد بوضوح الغرض من الاستطلاع وما تأمل في تحقيقه. وهذا يساعد في تصميم الأسئلة ذات الصلة وتفسير النتائج بفعالية.

2. تصميم الاستبيان بعناية

• الأسئلة ذات الصلة: احرص على أن تكون الأسئلة ذات صلة بالسياق المحدد لمؤسستك وأن تغطي الجوانب الرئيسية للمشاركة مثل الرضا الوظيفي وبيئة العمل والقيادة والتطوير الوظيفي.
• الطول المتوازن: حافظ على إيجاز الاستبيان لتشجيع المشاركة. اسعَ إلى طول يسمح بإجابات شاملة دون أن يربك المشاركين.
• أنواع الأسئلة: استخدم مزيجًا من أنواع الأسئلة، بما في ذلك أسئلة مقياس ليكرت (على سبيل المثال، من موافق بشدة إلى غير موافق بشدة)، وأسئلة متعددة الاختيارات، وأسئلة مفتوحة للحصول على رؤى نوعية.

3. ضمان عدم الكشف عن الهوية والسرية

• ردود مجهولة المصدر: ضمان عدم الكشف عن الهوية لتشجيع التعليقات الصادقة والصريحة. استخدم أدوات استطلاع رأي طرف ثالث إذا لزم الأمر لضمان السرية.
• ضمان الخصوصية: التواصل بوضوح حول كيفية استخدام البيانات وطمأنة الموظفين بأن ردودهم ستبقى سرية.

4. التوقيت والتواتر

• فترات منتظمة: إجراء الاستطلاعات على فترات منتظمة، مثل سنويًا أو نصف سنويًا، لتتبع التغييرات والاتجاهات مع مرور الوقت.
• تجنب الإرهاق من الاستبيانات: انتبه لتكرار الاستبيان لتجنب إرهاق الموظفين، مما قد يؤدي إلى انخفاض معدلات الاستجابة والمشاركة.

5. التواصل الفعال

• التواصل قبل إجراء الاستبيان: إعلام الموظفين بالغرض من الاستبيان وأهميته وكيفية استخدام النتائج. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة معدلات المشاركة.
• تعليمات واضحة: تقديم تعليمات واضحة حول كيفية إكمال الاستبيان والإطار الزمني للتقديم.

6. تشجيع المشاركة

• دعم القيادة: اجعل القادة والمدراء يؤيدون الاستبيان للتأكيد على أهميته.
• الحوافز: ضع في اعتبارك تقديم حوافز أو مكافآت صغيرة لإكمال الاستبيان، على الرغم من أن هذا لا ينبغي أن يقوض الطبيعة الطوعية للمشاركة.

7. تحليل النتائج وتفسيرها

• التحليل الشامل: تحليل البيانات بدقة، والبحث عن الاتجاهات والأنماط والمجالات الرئيسية المثيرة للقلق. استخدم أساليب التحليل الكمي والنوعي على حد سواء.

• المقارنة المعيارية: مقارنة النتائج بمعايير الصناعة أو نتائج المسح السابقة لفهم الأداء النسبي.

8. رؤى قابلة للتنفيذ

• تحديد الأولويات: ركز على تحديد المجالات الرئيسية التي تتطلب اهتمامًا فوريًا وتلك التي يمكن أن يكون لها التأثير الأكبر على المشاركة.
• وضع خطط عمل: وضع خطط محددة وقابلة للتنفيذ بناءً على نتائج الاستبيان. تعيين المسؤولية عن تنفيذ التغييرات ووضع جداول زمنية واضحة.

9. مشاركة النتائج والخطط

• الشفافية: شارك نتائج الاستبيان مع جميع الموظفين، مع تسليط الضوء على النتائج الرئيسية ومجالات التحسين.
• إجراءات المتابعة: قم بالإبلاغ عن خطط العمل والخطوات التي ستتخذها المؤسسة استجابةً لملاحظات الاستبيان. يمكن أن تساعد التحديثات المنتظمة بشأن التقدم المحرز في الحفاظ على الثقة والمشاركة.

10. الرصد والتقييم

• تتبع التقدم المحرز: رصد تنفيذ خطط العمل بانتظام وتقييم فعاليتها في معالجة القضايا التي أثيرت في المسح.
• التحسين المستمر: استخدم الرؤى المكتسبة من كل دورة استبيان للتحسين المستمر لعملية الاستبيان واستراتيجيات مشاركة الموظفين.

‍