Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

سجل الآن

مسرد المصطلحات

مسرد مصطلحات إدارة الموارد البشرية واستحقاقات الموظفين

جدول المحتويات

منصات التواصل مع الموظفين

تُعد منصة التواصل مع الموظفين حلاً شاملاً مصمماً لتسهيل التواصل السلس والفعال داخل الشركة، وسد الفجوات بين الأقسام والفرق والموظفين الأفراد.

توفر هذه المنصات أدوات وميزات متنوعة لتعزيز التواصل الداخلي، وتحسين المشاركة، وتبسيط مشاركة المعلومات.

ما هي منصة التواصل مع الموظفين؟

منصة التواصل مع الموظفين هي أداة رقمية أو حل برمجي يمكّن المؤسسات من إدارة وتسهيل التواصل الداخلي بين الموظفين.

تدمج هذه المنصات قنوات الاتصال المختلفة، مثل المراسلة والبريد الإلكتروني ومؤتمرات الفيديو والشبكات الاجتماعية، في نظام موحد. وهي مصممة لتعزيز التعاون وتبسيط مشاركة المعلومات وتعزيز كفاءة التواصل بين الموظفين بشكل عام في مكان العمل.

ما أهمية منصة التواصل الداخلي للموظفين في مكان العمل؟

تُعد منصة التواصل الداخلي للموظفين أمرًا حيويًا لعدة أسباب:
‍

تعزيز التعاون: تتيح هذه المنصات التواصل السلس بين الفرق والأقسام، مما يعزز بيئة العمل التعاونية. من خلال توفير المراسلة في الوقت الفعلي، ومؤتمرات الفيديو، والأدوات التعاونية، يمكن للموظفين العمل معاً بشكل أكثر فعالية، بغض النظر عن موقعهم الفعلي.

إمكانية الوصول إلى المعلومات: تضمن منصة التواصل المركزية حصول جميع الموظفين على نفس المعلومات. وهذا يقلل من سوء الفهم ويضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بأخبار الشركة وسياساتها وتحديثاتها.

مشاركة الموظفين: يمكن لمنصات التواصل الداخلي أن تعزز مشاركة الموظفين بشكل كبير من خلال توفير قنوات للتغذية الراجعة والتقدير والتفاعل الاجتماعي. فالموظفون المتفاعلون يكونون أكثر إنتاجية وتحفيزاً ومن المرجح أن يبقوا في الشركة لفترة أطول.

الكفاءة والإنتاجية: تعمل عمليات الاتصال المبسطة على تقليل الوقت المستغرق في رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات، مما يسمح للموظفين بالتركيز أكثر على مهامهم الأساسية. الوصول السريع إلى المعلومات والموارد يعزز الإنتاجية واتخاذ القرارات.

دعم العمل عن بُعد والعمل المختلط: مع ظهور نماذج العمل عن بُعد والعمل المختلط، تُعد منصات التواصل الداخلي ضرورية للحفاظ على التواصل والتماسك بين الفرق المتفرقة. فهي تضمن أن يشعر الموظفون عن بُعد بأنهم مشمولون ويمكنهم التواصل بفعالية مع زملائهم.

إدارة الأزمات: أثناء حالات الطوارئ أو المواقف الحرجة، تسمح منصة الاتصالات الداخلية بالنشر السريع للمعلومات، مما يضمن إطلاع جميع الموظفين على المعلومات ويمكنهم الاستجابة وفقاً لذلك.

استمع لموظفيك وتعرّف عليهم وكافئهم واحتفظ بهم من خلال برنامجنا لإشراك الموظفين

ما هي فوائد برنامج اتصالات الموظفين؟

توفر برامج اتصالات الموظفين العديد من المزايا:
‍

التواصل المركزي: تدمج قنوات الاتصال المختلفة في منصة واحدة، مما يسهل على الموظفين الوصول إلى اتصالاتهم وإدارتها.

التفاعل في الوقت الحقيقي: تتيح ميزات مثل المراسلة الفورية ومكالمات الفيديو والمحادثات المباشرة التفاعل في الوقت الفعلي، مما يقلل من التأخر في عمليات التواصل واتخاذ القرار.

زيادة المشاركة: تساعد أدوات تقدير الموظفين والتغذية الراجعة والتواصل الاجتماعي على تعزيز المشاركة والروح المعنوية. فالموظفون المتفاعلون أكثر إنتاجية والتزاماً بعملهم.

تعاون أفضل: تعمل أدوات التعاون المتكاملة مثل المستندات المشتركة وميزات إدارة المشاريع والمساحات التعاونية على تعزيز العمل الجماعي وكفاءة المشروع.

تحسين تدفق المعلومات: يضمن نشر المعلومات في الوقت المناسب وبدقة، مما يقلل من مخاطر سوء التواصل وانغلاق المعلومات.

سهولة الوصول والمرونة: تتيح تطبيقات الأجهزة المحمولة والمنصات المستندة إلى السحابة للموظفين البقاء على اتصال والوصول إلى المعلومات من أي مكان، مما يعزز المرونة والإنتاجية.

التحليلات والرؤى: توفر منصات التواصل المتقدمة ميزات التحليلات وإعداد التقارير، مما يسمح للمؤسسات بتتبع أنماط التواصل ومستويات المشاركة ومجالات التحسين.

‍

ما هي الأمثلة على أفضل منصات التواصل مع الموظفين؟

فيما يلي بعض من أفضل أمثلة التواصل مع الموظفين:
‍

حل الإنترانت: Empuls.io هو عبارة عن منصة لإشراك الموظفين والتواصل معهم، حيث يمكّن الشركات من التواصل مع موظفيها ومواءمة قيمهم مع قيمها وضمان السلوكيات الإيجابية لخلق مكان عمل متفاعل. يهتم النهج الشامل بالتواصل مع الموظفين والاستماع إليهم وتحفيزهم ورفاهيتهم.

منصة التواصل الداخلي: Microsoft Teams - جزء من مجموعة Microsoft 365، يجمع Teams بين الدردشة ومؤتمرات الفيديو والتعاون في الملفات في منصة واحدة. تكامله السلس مع تطبيقات Microsoft الأخرى يجعله خياراً ممتازاً للمؤسسات التي تستخدم منتجات Microsoft بالفعل. تدعم Teams أيضاً المحادثات المترابطة، مما يساعد في الحفاظ على تنظيم المناقشات.

أداة التعاون والتواصل الاجتماعي: Workplace من فيسبوك: تستفيد هذه المنصة من ميزات وسائل التواصل الاجتماعي المألوفة لتعزيز التواصل داخل المؤسسات. وهي تتضمن موجزات الأخبار والمجموعات وأدوات تخطيط الأحداث، مما يشجع على المشاركة والتعاون بين الموظفين. كما أن تصميمها سهل الاستخدام يعزز سهولة الاستخدام، خاصةً للمعتادين على فيسبوك.

نظام المراسلة القائم على القنوات: سلاك: Slack عبارة عن منصة تعاون متعددة الاستخدامات مصممة لتعزيز تواصل الفريق وإنتاجيته. فهو ينظم المحادثات في قنوات، مما يسهل متابعة المناقشات حول مشاريع أو مواضيع محددة. ومن خلال المراسلة في الوقت الفعلي، والمكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو، ومشاركة الملفات، يضمن Slack تعاوناً سلساً. كما أنه يتكامل مع العديد من تطبيقات الجهات الخارجية مثل Google Drive و Trello، مما يسمح بسير عمل مبسط.

منصة تجربة الموظف المدعومة بالذكاء الاصطناعي: Simpplr: يوفر Simpplr، وهو حل حديث للشبكة الداخلية، مركزاً مركزياً لأخبار الشركة ومواردها والتعاون فيما بينها. تسهل واجهته سهلة الاستخدام وميزات التخصيص على الموظفين العثور على المعلومات ذات الصلة. يتضمن Simpplr أيضاً أدوات تحليلية لتتبع المشاركة وفعالية المحتوى.

أداة التواصل والإنتاجية: Blink: تم تصميم Blink خصيصاً للعاملين في الخطوط الأمامية والعاملين بدون مكتب، وهو يجمع بين التواصل والجدولة وإدارة المهام في تطبيق واحد. ويضمن نهجها الذي يعتمد على الأجهزة المحمولة أولاً أن يظل جميع الموظفين، بغض النظر عن موقعهم، على اتصال وإطلاع دائم.

ما هي ميزات منصات التواصل مع الموظفين؟

الميزات الرئيسية لمنصات التواصل مع الموظفين هي
‍

المراسلة الفورية والدردشة: تسمح المراسلة الفورية بتبادل سريع للمعلومات، مما يقلل من الحاجة إلى سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. يمكن للموظفين التواصل بشكل فردي أو في مجموعات، مما يسهل الردود الفورية والتعاون.

موجز الأخبار وقنوات الإعلانات: تتيح هذه الميزات للمؤسسات نشر التحديثات والإعلانات والأخبار المهمة لجميع الموظفين. ويساعد هذا التواصل المركزي على ضمان إطلاع الجميع على أحداث الشركة.

أدلة الموظفين: دليل الموظفين القابل للبحث يساعد الموظفين في العثور على الزملاء والتواصل معهم بسهولة. وغالباً ما تتضمن هذه الميزة ملفات تعريفية تتضمن معلومات الاتصال والأدوار ومجالات الخبرة، مما يعزز التعاون بين الأقسام.

مشاركة الملفات والتعاون في المستندات: تسمح العديد من المنصات للمستخدمين بمشاركة الملفات والتعاون في المستندات في الوقت الفعلي. وهذا يقلل من الحاجة إلى مرفقات البريد الإلكتروني ويضمن أن يعمل الجميع بأحدث إصدار من المستند.

مؤتمرات واجتماعات الفيديو: تعمل أدوات مؤتمرات الفيديو المدمجة على تسهيل الاجتماعات الافتراضية، مما يسمح للفرق بالاتصال وجهاً لوجه بغض النظر عن موقعهم الفعلي. هذه الميزة ذات قيمة خاصة للفرق البعيدة أو المؤسسات ذات المواقع المتعددة.

إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول: توفر العديد من المنصات تطبيقات للأجهزة المحمولة، مما يضمن بقاء الموظفين على اتصال وإطلاع على المعلومات أثناء التنقل. وهذا أمر مهم بشكل خاص للمؤسسات التي لديها موظفين يعملون عن بُعد أو في الخطوط الأمامية الذين قد لا يستطيعون الوصول بانتظام إلى أجهزة الكمبيوتر المكتبية.

التكامل مع الأدوات الأخرى: تعمل القدرة على التكامل مع البرامج الأخرى (مثل أدوات إدارة المشاريع أو أنظمة إدارة علاقات العملاء أو منصات الموارد البشرية) على تعزيز وظائف منصات التواصل مع الموظفين، مما يؤدي إلى سير عمل سلس للمستخدمين.

التحليلات وإعداد التقارير: تساعد أدوات التحليلات المتقدمة المؤسسات على تتبع مستويات المشاركة وفعالية التواصل وملاحظات الموظفين. يمكن أن تفيد هذه البيانات في وضع استراتيجيات التواصل والتحسينات المستقبلية.

‍

كيف تختار أداة تواصل الموظفين المثالية لعملك؟

تشمل العوامل أثناء اختيار أداة التواصل المناسبة للموظفين ما يلي:
‍

تقييم حجم الشركة واحتياجات التواصل: ضع في اعتبارك حجم مؤسستك وتحديات التواصل المحددة التي تواجهها. قد تحتاج المؤسسات الأكبر حجماً إلى ميزات أكثر قوة، مثل التحليلات المتقدمة وقدرات التكامل، بينما قد تعطي الفرق الأصغر حجماً الأولوية للبساطة وسهولة الاستخدام.

تقييم قدرات التكامل: ابحث عن منصة يمكن أن تتكامل بسهولة مع أدواتك وأنظمتك الحالية (على سبيل المثال، برامج إدارة المشاريع، وأنظمة الموارد البشرية، وما إلى ذلك). يمكن لهذا التكامل تبسيط سير العمل وتقليل حاجة الموظفين للتبديل بين تطبيقات متعددة.

إعطاء الأولوية للأمان والامتثال: تأكد من أن المنصة تفي بمتطلبات الأمان الخاصة بمؤسستك وتتوافق مع اللوائح التنظيمية ذات الصلة (مثل اللائحة العامة لحماية البيانات أو قانون HIPAA). ابحث عن ميزات مثل تشفير البيانات ومصادقة المستخدم وشهادات الامتثال.

النظر في تجربة المستخدم والاعتماد: تُعد الواجهة سهلة الاستخدام أمرًا بالغ الأهمية لتشجيع الموظفين على تبنيها. قم بإجراء تجارب أو عروض تجريبية لقياس مدى سهولة استخدام المنصة وما إذا كان من المرجح أن يتبناها الموظفون.

إمكانية الوصول إلى الأجهزة المحمولة: إذا كانت قوتك العاملة تضم موظفين يعملون عن بُعد أو في الخطوط الأمامية، فاحرص على أن تتمتع المنصة بتجربة قوية على الأجهزة المحمولة. تتيح الأداة المتوافقة مع الأجهزة المحمولة لجميع الموظفين البقاء على اتصال، بغض النظر عن موقعهم.

تحليل الأسعار والقيمة: قارن بين الميزات التي تقدمها المنصات المختلفة مقابل نماذج التسعير الخاصة بها. ضع في اعتبارك ما إذا كانت المنصة توفر قيمة جيدة لاحتياجات مؤسستك وميزانيتها.

كيف تقارن منصات التواصل مع الموظفين بالبريد الإلكتروني؟

على الرغم من أن البريد الإلكتروني كان عنصرًا أساسيًا في التواصل في مكان العمل لعقود، إلا أن منصات التواصل مع الموظفين تقدم مزايا مميزة:
‍

التواصل المركزي: توفر منصات التواصل مع الموظفين موقعاً مركزياً للمناقشات، مما يقلل من الفوضى التي غالباً ما توجد في صناديق البريد الإلكتروني. يساعد هذا التنظيم فرق العمل على الحفاظ على التركيز ويقلل من خطر ضياع الرسائل المهمة.

المراسلة الفورية: على عكس البريد الإلكتروني، الذي يمكن أن يؤدي إلى تأخير في التواصل، تسمح منصات مثل Slack أو Microsoft Teams بالتراسل الفوري. هذه الفورية تعزز اتخاذ القرارات بشكل أسرع وتعزز التعاون.

المحادثات المترابطة: تدعم العديد من من منصات التواصل المحادثات المترابطة، مما يسمح للمستخدمين بالرد على رسائل محددة دون تشويش الدردشة الرئيسية. تساعد هذه الميزة في الحفاظ على الوضوح في المناقشات، خاصة في القنوات المزدحمة.

أدوات تعاون محسّنة: غالباً ما تأتي منصات اتصالات الموظفين مزودة بأدوات تعاون مدمجة (مثل مشاركة الملفات وتحرير المستندات) التي تعمل على تبسيط سير العمل. يقلل هذا التكامل من الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات، وهو أمر شائع مع البريد الإلكتروني.

تقليل الحمل الزائد على البريد الإلكتروني: مع تلقي العديد من الموظفين العشرات (إن لم يكن المئات) من رسائل البريد الإلكتروني يومياً، يمكن لمنصات التواصل أن تخفف من هذا العبء الزائد من خلال توفير قنوات بديلة للمناقشة والتحديثات.

استبيانات نبض الموظفين

وهي عبارة عن استبيانات قصيرة يمكن إرسالها بشكل متكرر للتحقق من رأي موظفيك حول مشكلة ما بسرعة. يتألف الاستبيان من عدد أقل من الأسئلة (لا يزيد عن 10 أسئلة) للحصول على المعلومات بسرعة. ويمكن إجراء هذه الاستبيانات على فترات منتظمة (شهرية/أسبوعية/فصلية/ربع سنوية).

اجتماعات فردية:

يعد عقد اجتماعات دورية لمدة ساعة لإجراء محادثة غير رسمية مع كل عضو من أعضاء الفريق طريقة ممتازة للتعرف على ما يحدث معهم. نظرًا لأنها محادثة آمنة وخاصة، فإنها تساعدك في الحصول على تفاصيل أفضل حول مشكلة ما.

eNPS:

eNPS (صافي نقاط المروجين للموظفين) هي واحدة من أبسط الطرق الفعالة في الوقت نفسه لتقييم رأي موظفيك في شركتك. وهي تتضمن سؤالاً واحداً مثيراً للاهتمام يقيس الولاء. من أمثلة أسئلة eNPS ما يلي: ما مدى احتمال أن توصي بشركتنا للآخرين؟ يجيب الموظفون على استبيان eNPS على مقياس من 1 إلى 10، حيث تشير 10 إلى أنهم "من المرجح جدًا" أن يوصوا بالشركة و1 إلى أنهم "من غير المرجح جدًا" أن يوصوا بها.

بناءً على الإجابات، يمكن تصنيف الموظفين في ثلاث فئات مختلفة:

المروجون
الموظفون الذين استجابوا بشكل إيجابي أو وافقوا.
المنتقدون
الموظفون الذين كان رد فعلهم سلبياً أو غير موافق.
السلبيون
الموظفون الذين التزموا الحياد في ردودهم.

ما هي بعض أفضل الممارسات لتنفيذ منصة تواصل ومشاركة الموظفين؟

أفضل الممارسات لتنفيذ منصة تواصل ومشاركة الموظفين هي:
‍

توصيل الغرض من المنصة بوضوح: قبل إطلاق المنصة، قم بتوضيح فوائدها والغرض منها للموظفين. اشرح كيف ستعمل على تحسين التواصل والتعاون والكفاءة العامة في مكان العمل.

توفير تدريب شامل: تقديم دورات تدريبية وموارد لمساعدة الموظفين على فهم كيفية استخدام المنصة بفعالية. يمكن أن يشمل ذلك البرامج التعليمية وأدلة المستخدم وجلسات الأسئلة والأجوبة لمعالجة أي مخاوف.

تشجيع مشاركة القيادة: إن مشاركة القيادة أمر بالغ الأهمية لتعزيز تبني المنصة. شجّع المديرين والمديرين التنفيذيين على استخدام المنصة بفعالية والتفاعل مع الموظفين، ليكونوا قدوة إيجابية.

وضع المبادئ التوجيهية والسياسات: وضع مبادئ توجيهية واضحة للاستخدام المناسب للمنصة، بما في ذلك آداب التواصل والتوقعات. يساعد ذلك في الحفاظ على الاحترافية ويضمن استخدام المنصة بفعالية.

التكامل مع الأدوات الحالية: لإنشاء تجربة سلسة للموظفين، قم بدمج منصة التواصل مع الأدوات والأنظمة الأخرى المستخدمة بالفعل. فهذا يقلل من الاحتكاك ويعزز الإنتاجية.

التماس آراء الموظفين: اجمع بانتظام الملاحظات من الموظفين حول تجاربهم مع المنصة. استخدم هذه الملاحظات لإجراء تحسينات ومعالجة أي تحديات قد يواجهونها.

مراقبة المشاركة والفعالية: استخدم أدوات التحليلات لتتبع مستويات المشاركة وقياس تأثير المنصة على التواصل والتعاون. يمكن لهذه البيانات أن تفيد الاستراتيجيات والتحسينات المستقبلية.

اكتشف كيف يمكن Empuls مساعدة مؤسستك