ال Empuls المسرد

مسرد مصطلحات إدارة الموارد البشرية واستحقاقات الموظفين

أفضل تطبيقات الإنترانت

أفضل تطبيقات الإنترانت هي حلول برمجية متوافقة مع الأجهزة المحمولة توفر مكان عمل رقمي مركزي للموظفين، مما يتيح الوصول الآمن إلى معلومات الشركة والتواصل والتعاون وإدارة المهام. وتتضمن الميزات الرئيسية نظام إدارة المحتوى، ووظيفة بحث قوية، وتسجيل دخول واحد، وأدوات اتصال (منتديات، وملفات شخصية، ومشاركة المستندات)، وإمكانية الوصول عبر الأجهزة المحمولة، وإجراءات أمنية قوية، وتكامل مع أطراف ثالثة، وتحليلات لقياس المشاركة.

‍

يتطلب التنفيذ الفعال فهم الاحتياجات المؤسسية واختيار الميزات المناسبة لتعزيز ثقافة الشركة وتحسين تفاعل الموظفين وتبسيط سير العمل.

ما هي أفضل تطبيقات الإنترانت؟

أفضل تطبيقات الإنترانت هي حلول برمجية حديثة تعزز التواصل الداخلي والتعاون ومشاركة الموظفين داخل المؤسسات. وهي تتميز عادةً بأدوات أساسية مثل إدارة المستندات، وقنوات الاتصال، وأدوات المشاركة الاجتماعية، وقدرات سير العمل، وتعمل كمركز مركزي للمعلومات.

‍

وغالباً ما تتضمن الوظائف الرئيسية إمكانية الوصول إلى الأجهزة المحمولة، وواجهات المستخدم القابلة للتخصيص، والتكامل مع أنظمة الأعمال الأخرى، مما يجعلها ضرورية لتعزيز بيئة عمل متصلة ومنتجة. 

استمع إلى موظفيك واعترف بهم وكافأهم واستبقوا بهم من خلال برنامج مشاركة الموظفين الخاص بنا

ما هي الميزات الأساسية التي يجب البحث عنها في أفضل تطبيقات الإنترانت؟

إليك بعض الميزات الأساسية التي يجب البحث عنها في أفضل تطبيقات الإنترانت:

‍

1. أدوات التواصل والتعاون:

منتديات وإمكانات التعليق للمناقشات المترابطة ومشاركة الأفكار
المراسلة المباشرة والدردشة للتعاون ومشاركة المعلومات في الوقت الحقيقي
إشعارات لتنبيه المستخدمين بشأن التحديثات والمهام والاستجابات المهمة
ميزات التدوين والتفاعل الاجتماعي مثل الإعجاب والمشاركة والوسم

2. إدارة المحتوى والمعرفة:

إدارة مركزية للوثائق لسهولة تخزين الملفات ومشاركتها واسترجاعها.
دليل الموظفين مع تفاصيل الاتصال بجميع الموظفين.
وظيفة القراءة المطلوبة لتتبع التدريب والمواد الإلزامية.
أدوات التفكير والابتكار لالتقاط أفكار الموظفين وتطويرها.
‍

3. ميزات تجربة المستخدم:

واجهة سهلة الاستخدام وبديهية مع ميزات يسهل الوصول إليها وتصفح واضح.
خيارات تطبيقات الهاتف المحمول للوصول أثناء التنقل ومشاركة المعلومات.
تصميم متجاوب محسّن للأجهزة المتعددة.
إمكانية البحث المتكامل لتحديد موقع الموارد بسهولة عبر الإنترانت.
‍

4. قدرات التخصيص والتكامل:

خيارات التخصيص لتكييف الإنترانت مع احتياجات المؤسسة.
مساحات ومجموعات لإنشاء مساحات عمل رقمية حسب القسم.
عمليات تكامل الجهات الخارجية مع أدوات وتطبيقات الأعمال الحالية.
الدخول الموحد (SSO) للوصول الآمن بكلمة مرور واحدة.
‍

5. التحليلات وإعداد التقارير:

قدرات التحليلات وإعداد التقارير لمراقبة المشاركة واتجاهات الاستخدام والعائد على الاستثمار.
استبيانات نبض الشارع وآليات التغذية الراجعة للموظفين لتقييم المشاعر.

ما هي التدابير الأمنية التي يجب مراعاتها عند اختيار تطبيق إنترانت؟

عند اختيار تطبيق إنترانت، يجب مراعاة العديد من التدابير الأمنية لحماية بيانات الشركة الحساسة وضمان الوصول الآمن للموظفين:

‍

تشفير البيانات: تأكد من تشفير جميع البيانات المرسلة عبر الإنترانت لحمايتها من الوصول غير المصرح به. ‍
تسجيل الدخول الأحادي (SSO): تنفيذ SSO أو طرق المصادقة الآمنة الأخرى لتبسيط الوصول مع تعزيز الأمان. ‍
التحكم في الوصول: استخدم الأذونات المتقدمة لتقييد الوصول إلى المعلومات الحساسة بناءً على أدوار المستخدم، مما يضمن أن الموظفين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم عرض أو تحرير محتوى معين. ‍
عمليات التدقيق الأمني المنتظمة: إجراء عمليات تدقيق أمني روتينية وتقييمات روتينية لنقاط الضعف لتحديد ومعالجة نقاط الضعف المحتملة في النظام. ‍
شهادة الامتثال: تحقق من أن تطبيق الإنترانت يتوافق مع لوائح ومعايير حماية البيانات ذات الصلة، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات أو قانون HIPAA. ‍
المصادقة متعددة العوامل (MFA): تنفيذ المصادقة متعددة العوامل (MFA) لإضافة طبقة إضافية من الأمان، مما يتطلب من المستخدمين تقديم أشكال متعددة من التحقق قبل الوصول إلى الإنترانت. ‍
جدار الحماية والحماية من الفيروسات: استخدم جدران الحماية وبرامج مكافحة الفيروسات لحماية الشبكة الداخلية من الهجمات الخارجية والبرمجيات الخبيثة. ‍
المراقبة وإعداد التقارير: إنشاء أنظمة مراقبة للكشف عن الأنشطة المشبوهة وإنشاء تقارير عن وصول المستخدم واستخدام البيانات. ‍
التحديثات والتصحيحات المنتظمة: تأكد من تحديث برمجيات الإنترانت بانتظام للحماية من الثغرات والتهديدات الأمنية المعروفة. ‍
تدريب المستخدمين: توفير التدريب للموظفين على أفضل الممارسات الأمنية لتقليل مخاطر الخطأ البشري الذي يؤدي إلى انتهاكات أمنية.

ما هي المقاييس التي يجب أن تستخدمها المؤسسات لتقييم فعالية تطبيق الإنترانت الخاص بها؟

لتقييم فعالية تطبيق الإنترانت، يجب على المؤسسات أن تأخذ بعين الاعتبار المقاييس الرئيسية التالية:

‍

سلوك المستخدم: راقب المقاييس مثل المستخدمين الفريدين والمستخدمين النشطين والصفحات التي تمت زيارتها والوقت الذي يقضيه المستخدم على الشبكة الداخلية لفهم تفاعل المستخدم وتحديد مجالات المحتوى الشائعة. ‍
سهولة الاستخدام: جمع التعليقات من خلال استطلاعات الرأي لتقييم مدى رضا المستخدمين، وسهولة التصفح، وما إذا كانت الشبكة الداخلية تعالج نقاط ضعف الموظفين. ‍
استخدام الأجهزة المحمولة: تتبع النسبة المئوية للمستخدمين الذين يدخلون إلى الشبكة الداخلية عبر الأجهزة المحمولة لضمان تلبيتها لاحتياجات القوى العاملة المتنقلة. ‍
مشاركة الموظفين: قم بقياس معدلات المشاركة في المناقشات والتعليقات والمشاركات لتحديد مدى تفاعل الموظفين مع المحتوى. ‍
مقاييس الإنتاجية: تقييم معدلات إنجاز المهام، والجداول الزمنية لتسليم المشاريع، ومؤشرات الإنتاجية الأخرى لتقييم تأثير الإنترانت على الكفاءة. ‍
معدل الارتداد وصفحات الخروج: قم بتحليل معدلات الارتداد وصفحات الخروج الشائعة لتحديد المحتوى الذي قد لا يكون جذابًا أو ذا صلة بالمستخدمين. ‍
استخدام المحتوى: تتبع عدد المستندات التي تم تحميلها وتنزيلها، بالإضافة إلى تواتر تحديثات المحتوى، لقياس دور الإنترانت في مشاركة المعرفة. ‍
التأثير على المنصات الأخرى: تقييم مدى تأثير الإنترانت على استخدام أدوات التواصل الأخرى، مثل البريد الإلكتروني، لتحديد مدى فعاليتها في مركزية التواصل.

ما هي التحديات التي تواجهها المؤسسات عند تنفيذ تطبيقات الإنترانت؟

تواجه المؤسسات العديد من التحديات عند تنفيذ تطبيقات الإنترانت، بما في ذلك:

‍

مشاركة المستخدمين: قد يكون من الصعب ضمان استخدام الموظفين للإنترانت بنشاط. ويمكن أن يؤدي انخفاض معدلات المشاركة إلى عدم كفاية المحتوى وتراجع الفعالية. ‍
التنقل وسهولة الاستخدام: تصميم واجهة مستخدم سهلة الاستخدام أمر بالغ الأهمية. فإذا وجد الموظفون صعوبة في التنقل عبر الإنترانت، فقد يواجهون صعوبة في تحديد موقع المعلومات الضرورية، مما يؤدي إلى الإحباط وفك الارتباط. ‍
التكامل مع الأنظمة الحالية: يمكن أن يكون دمج الشبكة الداخلية بسلاسة مع الأدوات والتطبيقات الأخرى المستخدمة داخل المؤسسة أمرًا معقدًا، مما قد يتسبب في حدوث اضطرابات في سير العمل. ‍
التخصيص والتخصيص: تتطلب تلبية الاحتياجات المتنوعة للموظفين في مختلف الأقسام والمواقع خيارات تخصيص فعالة، وهو ما قد يكون من الصعب تنفيذه. ‍
المخاوف الأمنية: حماية البيانات الداخلية الحساسة من الوصول غير المصرح به أمر بالغ الأهمية. يجب على المؤسسات وضع بروتوكولات أمنية قوية للحماية من الاختراقات المحتملة. ‍
‍إدارة المحتوى: يعد الحفاظ على المحتوى محدثًا وملائمًا ومنظمًا أمرًا ضروريًا للحفاظ على اهتمام الموظفين وضمان بقاء الشبكة الداخلية موردًا قيمًا. ‍
الدعم والصيانة: يتطلب توفير الدعم الكافي للمستخدمين وصيانة وظائف الشبكة الداخلية موارد والتزاماً مستمراً، الأمر الذي يمكن أن يرهق أقسام تكنولوجيا المعلومات. ‍
المقاومة الثقافية: قد يقاوم الموظفون تبني التقنيات الجديدة، خاصة إذا كانوا معتادين على العمليات الحالية. وغالباً ما يتطلب التغلب على هذه المقاومة استراتيجيات إدارة التغيير. ‍
إمكانية الوصول إلى الأجهزة المحمولة: تتزايد أهمية ضمان إمكانية الوصول إلى الإنترانت على الأجهزة المحمولة على نحو متزايد، لا سيما بالنسبة للموظفين العاملين عن بُعد أو الميدانيين. ‍
قياس الفعالية: قد يكون من الصعب وضع مقاييس لتقييم أداء الشبكة الداخلية وتأثيرها على تواصل الموظفين وتعاونهم.

كيف تعزز تطبيقات الإنترانت التواصل بين الموظفين؟

فيما يلي الطرق الرئيسية التي تعزز تطبيقات الإنترانت التواصل بين الموظفين:

‍

مركز اتصالات مركزي: يوفر منصة واحدة لجميع الاتصالات الداخلية، مما يقلل من صوامع المعلومات. ‍
تحديثات في الوقت الفعلي: إتاحة المشاركة الفورية للأخبار والإعلانات والتحديثات لإبقاء الموظفين على اطلاع دائم. ‍
إدارة المستندات: يسهل الوصول بسهولة إلى المستندات المهمة، مما يضمن حصول الجميع على أحدث المعلومات. ‍
أدوات التعاون: تقدم ميزات مثل إدارة المشاريع ومساحات العمل المشتركة ومنتديات المناقشة لتعزيز العمل الجماعي. ‍
الميزات الاجتماعية: يشجع على مشاركة الموظفين من خلال التعليق والإعجاب والمشاركة، مما يعزز الشعور بالانتماء للمجتمع. ‍
محتوى مخصص: تقديم معلومات مخصصة بناءً على أدوار الموظفين واهتماماتهم، مما يزيد من الملاءمة والمشاركة. ‍
إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول: يسمح للموظفين بالوصول إلى المعلومات والتواصل أثناء التنقل، مما يدعم العاملين عن بُعد والعاملين بدون مكتب. ‍
تبسيط عمليات سير العمل: تبسيط عمليات التواصل مع الإشعارات الآلية والتكامل مع أدوات العمل الأخرى. ‍
آليات التغذية الراجعة: توفير قنوات لتلقي ملاحظات واقتراحات الموظفين، وتعزيز الحوار المفتوح والتحسين المستمر.

استطلاعات نبض الموظفين:

هذه استطلاعات قصيرة يمكن إرسالها بشكل متكرر للتحقق من رأي موظفيك في مشكلة ما بسرعة. يتضمن الاستطلاع عددا أقل من الأسئلة (لا يزيد عن 10) للحصول على المعلومات بسرعة. يمكن أن تدار هذه على فترات منتظمة (شهرية / أسبوعية / ربع سنوية).

الاجتماعات الفردية:

يعد عقد اجتماعات دورية لمدة ساعة لإجراء دردشة غير رسمية مع كل عضو في الفريق طريقة ممتازة للحصول على إحساس حقيقي بما يحدث معهم. نظرا لأنها محادثة آمنة وخاصة ، فإنها تساعدك على الحصول على تفاصيل أفضل حول مشكلة ما.

eNPS:

eNPS (نقاط صافي المروج للموظف) هي واحدة من أبسط الطرق الفعالة لتقييم رأي موظفك في شركتك. يتضمن سؤالا مثيرا للاهتمام يقيس الولاء. تتضمن أمثلة أسئلة eNPS: ما مدى احتمال أن توصي بشركتنا للآخرين؟ يستجيب الموظفون لاستطلاع eNPS على مقياس من 1 إلى 10 ، حيث يشير 10 إلى أنهم "من المحتمل جدا" أن يوصوا بالشركة ويشير 1 إلى أنهم "من غير المحتمل للغاية" التوصية بها.