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What are employee timekeeping best practices?

Employee timekeeping best practices cover both how you record employee hours and how you create a system that works for everyone. Here are some key areas to focus on:

1. Accurate record keeping:

  • Track time worked, not estimated: Record hours as employees work, not based on estimates or memory at the end of a pay period.
  • Minute by minute: Encourage recording start and end times down to the minute for better accuracy.
  • Include breaks: Track both work hours and official breaks (meal breaks, rest periods) to comply with labor laws.
  • Be consistent: Apply the same timekeeping rules to all employees regardless of position.

2. Efficient systems:

  • Automate when possible: Consider time and attendance software to streamline data entry, minimize errors, and simplify payroll processing.
  • Mobile solutions: Allow employees to clock in and out remotely if their work requires it.
  • Review and approval: Give employees a chance to review their timesheets and approve them before processing payroll.
  • Long-term storage: Maintain timekeeping records for several years as required by law.

3. Building trust and transparency:

  • Clear policies: Establish clear and written timekeeping policies that employees understand.
  • Lead by example: Managers should also be accountable for following timekeeping rules.
  • Focus on productivity: Use timekeeping data to identify areas for improvement and optimize workflows, not for punishment.
  • Open communication: Encourage employees to discuss any timekeeping concerns or questions they may have.
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Encuestas sobre el pulso de los empleados:

Se trata de encuestas cortas que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).

Reuniones individuales:

Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada uno de los miembros del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que ocurre con ellos. Al ser una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.

eNPS:

El eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas pero eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de las preguntas del eNPS son ¿Qué probabilidad hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde el 10 denota que es "muy probable" que recomienden la empresa y el 1 significa que es "muy poco probable" que la recomienden.

En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:

  • Promotores
    Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo.
  • Detractores
    Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo.
  • Pasivos
    Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.

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