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Glosario de términos de gestión de recursos humanos y beneficios para los empleados
Employee expense reports are crucial tools for managing and tracking business expenditures. They provide a structured way for employees to document and request reimbursement for expenses incurred during business activities, such as business trips, client meetings, and other work-related tasks.
Un informe de gastos del empleado es un documento detallado que los empleados utilizan para detallar e informar de todos los gastos relacionados con la empresa en los que han incurrido durante un periodo específico.
No todos los empleados pueden declarar gastos de empleado no reembolsados. Normalmente, pueden declarar estos gastos las siguientes personas:
Los informes de gastos son esenciales por varias razones, como la precisión financiera, el cumplimiento y la gestión eficaz del presupuesto. Ayudan a las empresas en:
El proceso de declaración de gastos implica varios pasos, desde la recogida de recibos hasta el reembolso al empleado. He aquí un desglose detallado:
Cosas que deben incluirse en un informe de gastos:
1. 1. Información del empleado
2. Detalles de los gastos
3. Recibos
4. 4. Finalidad del gasto
5. Detalles del viaje (si procede)
6. Importe total reclamado
7. Aprobaciones y firmas
Los informes de gastos de los empleados tienen varias finalidades cruciales dentro de una organización, todas ellas encaminadas a mantener la responsabilidad financiera, la transparencia y la eficiencia:
1. Seguimiento del gasto empresarial
2. Proceso de reembolso:
3. Cumplimiento y pistas de auditoría:
4. 4. Planificación financiera y gestión presupuestaria:
Se trata de encuestas cortas que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).
Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada uno de los miembros del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que ocurre con ellos. Al ser una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.
El eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas pero eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de las preguntas del eNPS son ¿Qué probabilidad hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde el 10 denota que es "muy probable" que recomienden la empresa y el 1 significa que es "muy poco probable" que la recomienden.
Aunque ambos documentos implican transacciones financieras, las facturas y los informes de gastos tienen finalidades distintas:
1. Factura
2. 2. Informe de gastos
Para agilizar el proceso de declaración de gastos y garantizar la precisión y el cumplimiento, las organizaciones pueden seguir estas prácticas recomendadas:
1. Utilización de programas informáticos de declaración de gastos
2. Establecer políticas de gastos claras
3. Normalizar las plantillas de informes de gastos
4. Fomentar la presentación puntual
5. Garantizar una documentación adecuada
6. Implantar flujos de trabajo de aprobación
7. Controlar y analizar las pautas de gasto
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