ما معنى إدارة الغياب؟

تشير إدارة الغياب إلى النهج المنهجي الذي تتبعه المؤسسات لرصد حالات غياب الموظفين عن العمل والتحكم فيها والحد منها. وهو ينطوي على تنفيذ السياسات والإجراءات والممارسات للحد من تأثير الغياب على الإنتاجية وضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.

ما هو إجراء إدارة الغياب؟

إجراءات إدارة الغياب هي مجموعة من الإرشادات والخطوات التي تتبعها المؤسسة لإدارة غياب الموظفين بفعالية. ويشمل ذلك عادةً ما يلي:

‍

• سياسات واضحة تحدد أنواع الإجازات المتاحة للموظفين وإجراءات طلب الإجازة والموافقة عليها.
• إجراءات تتبع حالات الغياب ومراقبتها، بما في ذلك توثيق أسباب الغياب وتحديد أي أنماط أو مشكلات.
• تتضمن المبادئ التوجيهية لإدارة حالات الغياب غير المخطط لها أو المفرطة تنفيذ إجراءات تأديبية أو تقديم الدعم والتجهيزات.
• بروتوكولات التواصل لإبلاغ المديرين والموارد البشرية بطلبات الإجازات وتنسيق تغطية الموظفين الغائبين.

إدارة الغياب

‍

ما هي أهداف إدارة الغياب؟

أهداف إدارة الغياب هي:

‍

• تقليل الاضطرابات إلى الحد الأدنى: الهدف الأساسي هو التقليل من تأثير غياب الموظفين على العمليات التنظيمية والإنتاجية.
• ضمان الامتثال: تضمن إدارة الغياب الامتثال لقوانين العمل ذات الصلة وسياسات الشركة والاتفاقيات التعاقدية.
• تعزيز رفاهية الموظفين: تسعى إدارة الغياب إلى تعزيز صحة الموظفين، والتوازن بين العمل والحياة، والرفاهية العامة من خلال توفير الدعم والتسهيلات.

ما هو دور الموارد البشرية في إدارة الغياب؟

تلعب الموارد البشرية دوراً محورياً في إدارة الغياب من خلال:

‍

• وضع وتنفيذ سياسات وإجراءات إدارة الغياب.
• تقديم التوجيه والدعم للمدراء والموظفين فيما يتعلق باستحقاقات الإجازات والإجراءات والتوقعات.
• رصد وتحليل بيانات الغياب لتحديد الاتجاهات ومجالات التحسين.
• تقديم الدعم والترتيبات التيسيرية للموظفين الذين قد يحتاجون إلى المساعدة في إدارة غياباتهم بسبب مشاكل صحية أو لأسباب أخرى.
• ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية المتعلقة بإجازات الموظفين.
• تسهيل التواصل والتعاون بين المديرين والموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين فيما يتعلق بقضايا إدارة الغياب.

كيف تقوم بإبلاغ المدير عن إجازة الغياب؟

يجب على الموظفين عادةً إبلاغ مديرهم بإجازة الغياب في أقرب وقت ممكن، ويفضل أن يكون ذلك قبل بدء الإجازة. ويمكن القيام بذلك من خلال وسائل مختلفة، مثل:

‍

• إرسال بريد إلكتروني أو طلب خطي يوضح تفاصيل الإجازة، بما في ذلك التواريخ والسبب.
• طلب عقد اجتماع مع المدير لمناقشة الإجازة شخصيًا.
• اتباع أي إجراءات تحددها الشركة لطلب الإجازة، مثل ملء استمارة طلب إجازة رسمية.