✨ لا تفوت الفرصة! سجل في ندوة تقدير الموظفين عبر الإنترنت المقرر عقدها في 29 فبراير. 🎖️
✨ لا تفوت الفرصة! سجل في ندوة تقدير الموظفين عبر الإنترنت المقرر عقدها في 29 فبراير. 🎖️
سجل الآن
.svg)
الهدف الأساسي لقاعدة بيانات الموظفين هو إدارة جميع جوانب المعلومات المتعلقة بالقوى العاملة في المؤسسة بكفاءة وفعالية. ويشمل ذلك تخزين وتنظيم وتحديث واسترجاع البيانات المتعلقة بالموظفين طوال دورة حياتهم الوظيفية.
قاعدة بيانات الموظفين هي مستودع مركزي للمعلومات حول موظفي المؤسسة. وهي بمثابة قاعدة بيانات شاملة تحتوي على أنواع مختلفة من البيانات المتعلقة بالموظفين، بما في ذلك المعلومات الشخصية والتاريخ الوظيفي وتفاصيل الوظيفة وتقييمات الأداء والتعويضات والمزايا وسجلات التدريب وغيرها.
فيما يلي بعض التحديات الشائعة في الحفاظ على قاعدة بيانات الموظفين:
فيما يلي بعض الإرشادات حول من يجب أن يكون لديه حق الوصول إلى المعلومات في قاعدة بيانات الموظفين:
عادةما يكون موظفو الموارد البشرية مسؤولين عن إدارة قاعدة بيانات الموظفين، وينبغي أن يكون لديهم إمكانية الوصول الكامل إلى جميع معلومات الموظفين ذات الصلة. ويشمل ذلك التفاصيل الشخصية والتاريخ الوظيفي وتقييمات الأداء والتعويضات والمزايا وغيرها من البيانات المتعلقة بالموارد البشرية اللازمة للأغراض الإدارية وأغراض اتخاذ القرارات.
قديحتاج المديرون والمشرفون إلى الوصول إلى بعض معلومات الموظفين ذات الصلة بتقاريرهم المباشرة، مثل تقييمات الأداء وسجلات الحضور وتاريخ التدريب. ومع ذلك، يجب أن يقتصر الوصول على المعلومات الضرورية لهم فقط لأداء واجباتهم الإدارية.
قدتحتاج إدارات الشؤون المالية وكشوف المرتبات إلى الوصول إلى بيانات الموظفين المتعلقة بالتعويضات واستقطاع الضرائب واستقطاعات المزايا وغيرها من المعلومات المتعلقة بكشوف المرتبات اللازمة لمعالجة كشوف المرتبات وإعداد التقارير المالية.
مسؤولو تكنولوجيا المعلومات مسؤولون عن إدارة البنية التحتية التقنية لقاعدة بيانات الموظفين، وضمان أمن النظام، وتوفير الدعم الفني. ويمكنهم الوصول إلى قاعدة البيانات لأغراض الصيانة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها وإدارة النظام.
قد يحتاج المسؤولون القانونيون ومسؤولو الامتثال إلى الوصول إلى بيانات الموظفين لأغراض الامتثال، مثل التحقيق في مزاعم سوء سلوك الموظفين، أو الرد على الاستفسارات القانونية، أو ضمان الالتزام بالمتطلبات التنظيمية.
في بعض الحالات، قد تطلب الأطراف الخارجية مثل المدققين أو الاستشاريين أو البائعين الوصول إلى بيانات معينة للموظفين لأغراض التدقيق أو الاستشارات أو تقديم الخدمات. يجب أن يُمنح الوصول على أساس الحاجة إلى المعرفة ويخضع لاتفاقيات السرية المناسبة.
عادةًما يكون للموظفين الحق في الوصول إلى معلوماتهم الشخصية المخزنة في قاعدة بيانات الموظفين، مثل تفاصيل الاتصال وتاريخ التوظيف والتسجيل في المزايا. يمكن أن يؤدي تزويد الموظفين بإمكانية الوصول الذاتي إلى بياناتهم إلى تعزيز الشفافية وتمكينهم من إدارة معلوماتهم الخاصة.
أمن البيانات مهم في قاعدة بيانات الموظفين لأسباب مختلفة:
تحتويقاعدة بيانات الموظفين على ثروة من المعلومات الحساسة عن الموظفين، بما في ذلك التفاصيل الشخصية والبيانات المالية وتقييمات الأداء وغير ذلك. يعد ضمان أمن هذه المعلومات أمرًا ضروريًا لمنع الوصول غير المصرح به وسرقة الهوية والاحتيال وغير ذلك من أشكال إساءة الاستخدام.
سنّتالعديد من البلدان والمناطق قوانين ولوائح صارمة بشأن خصوصية البيانات، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في الاتحاد الأوروبي وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA) في الولايات المتحدة. قد تواجه المؤسسات التي تفشل في تأمين بيانات الموظفين بشكل كافٍ عواقب قانونية، بما في ذلك الغرامات والعقوبات والإضرار بالسمعة.
تعدقواعد بيانات الموظفين أهدافًا رئيسية للهجمات الإلكترونية واختراقات البيانات، حيث تحتوي على معلومات قيّمة يمكن استغلالها لتحقيق مكاسب مالية أو لأغراض خبيثة. يمكن أن يؤدي اختراق قاعدة بيانات الموظفين إلى خسائر مالية، ودعاوى قضائية، وإضرار بالسمعة، وفقدان ثقة العملاء.
يعهدالموظفون بمعلوماتهم الشخصية إلى أصحاب العمل، متوقعين أن يتم التعامل معها بعناية وسرية. يؤدي الفشل في حماية بيانات الموظفين إلى تآكل الثقة ويمكن أن يؤدي إلى مشاكل في الروح المعنوية وانخفاض الإنتاجية وزيادة معدل دوران الموظفين.
فيعصرنا الرقمي اليوم، يعد أمن البيانات عنصراً حاسماً في العمليات التجارية وعنصراً رئيسياً في تمييز المؤسسات. يمكن أن يؤدي إظهار الالتزام بأمن البيانات والخصوصية إلى تعزيز سمعة المؤسسة، وبناء ثقة العملاء، ومنحها ميزة تنافسية في السوق.
تشكل التهديدات من الداخل، مثل الموظفين أو المتعاقدين ذوي النوايا الخبيثة أو السلوكيات المهملة، خطرًا كبيرًا على أمن البيانات. يمكن أن يساعد تنفيذ ضوابط الوصول، ومراقبة نشاط المستخدم، وإجراء تدريب أمني منتظم في التخفيف من مخاطر التهديدات الداخلية.
يمكن أن يؤدي اختراق البيانات أو وقوع حادث أمني في قاعدة بيانات الموظفين إلى تعطيل العمليات التجارية، والإضرار بإنتاجية الموظفين، والإضرار بالعلاقات مع العملاء والشركاء. من خلال الاستثمار في تدابير أمن البيانات، يمكن للمؤسسات حماية استمرارية الأعمال وتقليل تأثير الحوادث الأمنية.
فيما يلي بعض الحلول البرمجية الشائعة في هذه الفئة:
منصاتنظم معلومات الموارد البشرية هي حلول برمجية شاملة مصممة لإدارة مختلف وظائف الموارد البشرية، بما في ذلك إدارة بيانات الموظفين، ومعالجة كشوف المرتبات، وإدارة المزايا، وتتبع الامتثال. ومن الأمثلة على ذلك Workday وSAP SuccessFactors وOracle HCM Cloud وADP Workforce Now.
يجمع برنامج إدارة الموارد البشرية بين قدرات نظام معلومات الموارد البشرية مع وحدات إضافية لإدارة المواهب وإدارة الأداء والتوظيف وتحليلات القوى العاملة. ومن الأمثلة على ذلك BambooHR و Namely و Kronos Workforce Ready و Zenefits.
تسمح البوابات الإلكترونيةللموظفين بالوصول إلى معلوماتهم الشخصية وتحديثها، وعرض كشوف المرتبات، وطلب الإجازات، والتسجيل في المزايا، وإكمال المهام الأخرى المتعلقة بالموارد البشرية عبر الإنترنت. تشتمل العديد من منصات نظم معلومات الموارد البشرية ونظم إدارة الموارد البشرية على وظيفة ESS.
تتبع أنظمة الوقتوالحضور ساعات عمل الموظفين وغيابهم ووقت العمل الإضافي وأنماط الحضور. قد تتكامل مع برامج الرواتب والجدولة لتبسيط إدارة القوى العاملة. ومن الأمثلة على ذلك ADP Time & Attendance و Kronos Workforce Dimensions و TSheets.
تقومبرمجيات أنظمة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بتبسيط عملية التوظيف من خلال أتمتة إعلانات الوظائف، وتحديد مصادر المرشحين، وفحص السير الذاتية، وجدولة المقابلات، والتواصل مع المتقدمين. وتشمل الأمثلة على ذلك Greenhouse و Lever و Workable و iCIMS.
يمكن لقاعدة بيانات الموظفين، عند إدارتها واستخدامها بفعالية، أن تحسن بشكل كبير من عمليات الموارد البشرية بعدة طرق:
تعملقاعدة بيانات الموظفين كمستودع مركزي لجميع المعلومات المتعلقة بالموظفين، بما في ذلك التفاصيل الشخصية والتاريخ الوظيفي وتقييمات الأداء والتعويضات والمزايا. يعمل هذا النهج المركزي على تبسيط إدارة البيانات، ويزيل السجلات المكررة، ويقلل من أخطاء إدخال البيانات، ويضمن اتساق البيانات عبر عمليات الموارد البشرية.
من خلال تخزين السير الذاتية للمرشحين وملاحظات المقابلات ووثائق التوظيف في قاعدة بيانات الموظفين، يمكن لموظفي الموارد البشرية تبسيط عملية التوظيف والإلحاق بالوظيفة.
ويمكنهم الوصول بسرعة إلى الملفات الشخصية للمرشحين، وتتبع حالات الطلبات، وجدولة المقابلات، وإنشاء خطابات العروض، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات توظيف أسرع وتجارب توظيف أكثر سلاسة للموظفين الجدد.
تعمل قاعدة بيانات الموظفين على تسهيل التخزين الإلكتروني لسجلات الموظفين واسترجاعها، مما يقلل من الاعتماد على أنظمة الملفات الورقية.
يمكن لأخصائيي الموارد البشرية الوصول بسهولة إلى معلومات الموظفين وتحديثها، وتتبع التغييرات بمرور الوقت، وإنشاء التقارير حسب الحاجة، مما يحسن من كفاءة حفظ السجلات ودقتها.
توفر العديد من أنظمة قواعد بيانات الموظفين إمكانات التشغيل الآلي لمهام الموارد البشرية الروتينية مثل معالجة كشوف المرتبات وإدارة المزايا وتقييمات الأداء وإعداد تقارير الامتثال. تساعد الأتمتة أخصائيي الموارد البشرية على توفير الوقت وتقليل الأخطاء اليدوية والتركيز على المزيد من المبادرات الاستراتيجية التي تضيف قيمة للمؤسسة.
قدتشتمل قاعدة بيانات الموظفين على ميزات مثل بوابات الخدمة الذاتية للموظفين وأدوات التواصل التي تمكن الموظفين من الوصول إلى معلوماتهم الخاصة وتحديثها، وتقديم طلبات الإجازات، وعرض سياسات الشركة، والتواصل مع موظفي الموارد البشرية.
تعمل وظيفة الخدمة الذاتية هذه على تحسين مشاركة الموظفين، وتمكين الموظفين من إدارة مهامهم المتعلقة بالموارد البشرية، وتقليل النفقات الإدارية الزائدة لموظفي الموارد البشرية.
غالبًاما تتضمن قواعد بيانات الموظفين أدوات إعداد التقارير والتحليلات التي تسمح لأخصائيي الموارد البشرية بتحليل بيانات القوى العاملة وتحديد الاتجاهات واكتساب رؤى في مجالات مثل معدل دوران الموظفين والأداء والمشاركة.
من خلال الاستفادة من الرؤى المستندة إلى البيانات، يمكن للموارد البشرية اتخاذ قرارات أكثر استنارة، ووضع استراتيجيات مستهدفة لإدارة المواهب والاحتفاظ بها، ودفع عجلة التحسين المستمر في ممارسات الموارد البشرية.
هذه استطلاعات قصيرة يمكن إرسالها بشكل متكرر للتحقق من رأي موظفيك في مشكلة ما بسرعة. يتضمن الاستطلاع عددا أقل من الأسئلة (لا يزيد عن 10) للحصول على المعلومات بسرعة. يمكن أن تدار هذه على فترات منتظمة (شهرية / أسبوعية / ربع سنوية).
يعد عقد اجتماعات دورية لمدة ساعة لإجراء دردشة غير رسمية مع كل عضو في الفريق طريقة ممتازة للحصول على إحساس حقيقي بما يحدث معهم. نظرا لأنها محادثة آمنة وخاصة ، فإنها تساعدك على الحصول على تفاصيل أفضل حول مشكلة ما.
eNPS (نقاط صافي المروج للموظف) هي واحدة من أبسط الطرق الفعالة لتقييم رأي موظفك في شركتك. يتضمن سؤالا مثيرا للاهتمام يقيس الولاء. تتضمن أمثلة أسئلة eNPS: ما مدى احتمال أن توصي بشركتنا للآخرين؟ يستجيب الموظفون لاستطلاع eNPS على مقياس من 1 إلى 10 ، حيث يشير 10 إلى أنهم "من المحتمل جدا" أن يوصوا بالشركة ويشير 1 إلى أنهم "من غير المحتمل للغاية" التوصية بها.
.svg)
.svg)
.svg)