Daftar Istilah Empuls

Glosarium Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ketentuan Tunjangan Karyawan

Laporan Beban Karyawan

Laporan pengeluaran karyawan merupakan alat yang sangat penting untuk mengelola dan melacak pengeluaran bisnis. Alat ini menyediakan cara terstruktur bagi karyawan untuk mendokumentasikan dan meminta penggantian biaya untuk pengeluaran yang terjadi selama aktivitas bisnis, seperti perjalanan bisnis, pertemuan dengan klien, dan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan pekerjaan.

Apa yang dimaksud dengan laporan pengeluaran karyawan?

Laporan pengeluaran karyawan adalah dokumen terperinci yang digunakan karyawan untuk merinci dan melaporkan semua pengeluaran terkait bisnis yang terjadi selama periode tertentu.

Dengarkan, kenali, berikan penghargaan, dan pertahankan karyawan Anda dengan perangkat lunak keterlibatan karyawan kami

Siapa yang dapat melaporkan pengeluaran karyawan yang belum diganti?

Tidak semua karyawan memenuhi syarat untuk melaporkan biaya karyawan yang tidak diganti. Biasanya, karyawan berikut ini dapat melaporkan biaya-biaya ini:

‍

Karyawan dengan pengeluaran bisnis yang tidak diganti: Mereka yang mengeluarkan biaya yang diperlukan dan biasa sebagai bagian dari tugas pekerjaan mereka tetapi tidak diganti oleh pemberi kerja. ‍
Individu yang bekerja sendiri: Para wiraswasta juga dapat melaporkan pengeluaran bisnis pada pengembalian pajak mereka, meskipun mereka menggunakan formulir yang berbeda (Skedul C atau Skedul F). ‍
Karyawan dalam pekerjaan tertentu: Pekerjaan tertentu, seperti artis, pejabat pemerintah yang menerima honor, dan tentara cadangan, memiliki ketentuan khusus yang mengizinkan pelaporan biaya yang tidak diganti.

Mengapa kita memerlukan laporan pengeluaran?

Laporan pengeluaran sangat penting untuk beberapa alasan, termasuk keakuratan keuangan, kepatuhan, dan manajemen anggaran yang efektif. Mereka membantu bisnis:

‍

Melacak pengeluaran bisnis: Dengan mendokumentasikan setiap pengeluaran, perusahaan dapat memantau dan mengontrol arus keluar masuk keuangan mereka, memastikan sumber daya digunakan secara efektif. ‍
Mengganti biaya karyawan: Laporan pengeluaran menyediakan cara terstruktur untuk mengganti biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk biaya terkait bisnis yang terjadi, menumbuhkan lingkungan kerja yang positif dan menjaga kepuasan karyawan. ‍
Kepatuhan dan audit: Laporan pengeluaran yang terperinci memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal dan peraturan eksternal, sehingga audit menjadi lebih mudah dan tidak berbelit-belit. ‍
Perencanaan keuangan: Pelacakan pengeluaran yang akurat memungkinkan penganggaran dan prakiraan keuangan yang lebih baik, sehingga membantu bisnis merencanakan pengeluaran di masa depan.

Bagaimana proses pelaporan pengeluaran dari penerimaan hingga penggantian biaya?

Proses pelaporan pengeluaran melibatkan beberapa langkah, mulai dari mengumpulkan tanda terima hingga penggantian biaya kepada karyawan. Berikut ini adalah rinciannya:

‍

Kumpulkan tanda terima: Karyawan mengumpulkan tanda terima untuk semua pengeluaran bisnis yang terjadi selama kegiatan seperti perjalanan bisnis, pertemuan klien, dan pembelian perlengkapan kantor. ‍
Buat laporan pengeluaran: Dengan menggunakan templat laporan pengeluaran atau perangkat lunak pelaporan pengeluaran, karyawan mengumpulkan semua pengeluaran ke dalam satu laporan, mengkategorikannya berdasarkan jenis pengeluaran (misalnya, perjalanan, makanan, perlengkapan kantor). ‍
Kirimkan laporan: Laporan pengeluaran yang telah selesai, bersama dengan tanda terima yang dilampirkan, diserahkan ke tim keuangan untuk ditinjau. Laporan pengeluaran otomatis dapat menyederhanakan proses ini, sehingga tidak terlalu memakan waktu. ‍
Peninjauan dan persetujuan: Tim keuangan meninjau laporan yang dikirimkan, memverifikasi keabsahan setiap pengeluaran dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. Langkah ini dapat melibatkan penggunaan perangkat lunak akuntansi untuk melacak pengeluaran secara akurat. ‍
Penggantian biaya: Setelah disetujui, tim keuangan akan memproses penggantian biaya, memastikan bahwa karyawan mendapatkan penggantian atas biaya yang dikeluarkan. Hal ini dapat dilakukan melalui setoran langsung ke rekening bank karyawan atau melalui kartu kredit perusahaan.

Apa saja yang harus disertakan dalam laporan pengeluaran?

Hal-hal yang harus disertakan dalam laporan pengeluaran:

‍

1. Informasi karyawan

Nama Nama lengkap karyawan yang mengirimkan laporan. ‍
ID/Nomor Karyawan: Pengenal unik untuk karyawan di dalam perusahaan. ‍
Departemen/Tim: Departemen atau tim tempat karyawan berada. ‍
Informasi Kontak: Alamat email dan nomor telepon untuk keperluan komunikasi.

2. Rincian biaya

Tanggal: Tanggal saat biaya(-biaya) tersebut dikeluarkan/ditanggung. ‍
Deskripsi: Deskripsi singkat dari setiap item pengeluaran (misalnya, makan bersama klien, ongkos taksi ke bandara). ‍
Jenis pengeluaran: Kategorisasi pengeluaran (misalnya, perjalanan, makanan, penginapan, hiburan, perlengkapan kantor). ‍
Jumlah: Biaya yang dikeluarkan untuk setiap item pengeluaran dalam mata uang lokal. ‍
Konversi mata uang (jika ada): Untuk biaya yang dikeluarkan dalam mata uang asing, berikan nilai konversi yang digunakan untuk tujuan penggantian.

3. Tanda terima

Salinan terlampir: Salinan atau gambar pindaian tanda terima untuk setiap item pengeluaran. Kuitansi harus dapat dibaca dan dengan jelas menunjukkan tanggal, nama vendor, barang yang dibeli, dan jumlah total yang dibayarkan. ‍
Tanda terima asli: Dalam beberapa kasus, tanda terima asli mungkin diperlukan untuk tujuan audit atau jika ditentukan oleh kebijakan perusahaan.

4. Tujuan pengeluaran

Tujuan bisnis: Penjelasan mengapa biaya tersebut diperlukan untuk menjalankan bisnis (misalnya, menghadiri konferensi, bertemu dengan klien, membeli perlengkapan kantor). ‍
Nama klien/proyek (jika ada): Tentukan apakah pengeluaran terkait dengan klien atau proyek tertentu, yang mungkin diperlukan untuk penagihan kembali kepada klien atau pelacakan biaya proyek.

5. Rincian perjalanan (jika ada)

Tujuan Lokasi yang dikunjungi untuk tujuan bisnis. ‍
Durasi: Tanggal dan durasi perjalanan bisnis. ‍
Moda transportasi: Tentukan apakah perjalanan melalui udara, kereta api, mobil sewaan, dll. ‍
Rincian akomodasi: Nama dan lokasi hotel atau penginapan tempat menginap.

6. Jumlah total yang diklaim

Subtotal: Jumlah semua jumlah pengeluaran individu yang diklaim untuk penggantian biaya. ‍
Mata uang: Sebutkan dengan jelas mata uang yang digunakan untuk jumlah total yang diklaim.

7. Persetujuan dan tanda tangan

Tanda tangan karyawan: Tanda tangan karyawan yang menyatakan bahwa informasi yang diberikan adalah akurat dan biaya-biaya yang dikeluarkan secara sah untuk tujuan bisnis. ‍
Persetujuan supervisor/manajer: Tanda tangan supervisor atau manajer karyawan yang menunjukkan peninjauan dan persetujuan atas laporan pengeluaran. ‍
Tanggal Tanggal penyerahan dan persetujuan laporan pengeluaran.

Apa tujuan dari laporan pengeluaran karyawan?

Laporan pengeluaran karyawan memiliki beberapa tujuan penting dalam sebuah organisasi, yang semuanya bertujuan untuk menjaga akuntabilitas, transparansi, dan efisiensi keuangan:

‍

1. Melacak pengeluaran bisnis

Dokumentasi Pengeluaran: Dokumen ini menyediakan catatan terperinci tentang semua pengeluaran terkait bisnis yang dikeluarkan oleh karyawan, mengkategorikannya ke dalam beberapa jenis seperti perjalanan, makanan, penginapan, dan perlengkapan kantor. ‍
Kategori Pengeluaran: Dengan mengkategorikan pengeluaran, bisnis dapat melacak ke mana dana dialokasikan dan mengidentifikasi area-area di mana pengeluaran dapat dioptimalkan.

2. Proses Penggantian Biaya:

Mengganti biaya karyawan: Tujuan utamanya adalah untuk memfasilitasi penggantian biaya karyawan atas pengeluaran yang dikeluarkan sendiri terkait dengan tugas pekerjaan mereka, seperti perjalanan bisnis atau pertemuan dengan klien. ‍
Kepatuhan terhadap kebijakan: Memastikan bahwa semua penggantian biaya sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan, mencegah pengeluaran yang tidak sah atau berlebihan.

3. Kepatuhan dan jejak audit:

Jaminan kepatuhan: Menyediakan jejak audit yang jelas untuk tujuan kepatuhan keuangan, memastikan bahwa pengeluaran dilaporkan secara akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. ‍
Pengurangan pajak: Untuk tujuan pajak, laporan pengeluaran membantu dalam mengklaim potongan untuk pengeluaran yang berhubungan dengan bisnis, sehingga mendukung pengajuan pajak yang akurat.

4. Perencanaan keuangan dan manajemen anggaran:

Kontrol anggaran: Membantu tim keuangan memantau dan mengontrol pengeluaran perusahaan, memungkinkan perencanaan dan prakiraan keuangan yang lebih baik. ‍
Pengambilan keputusan: Memberikan wawasan data tentang pola pengeluaran, memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan yang tepat tentang alokasi sumber daya dan strategi penghematan biaya.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat sering dikirim untuk memeriksa pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Ini dapat diberikan secara berkala (bulanan / mingguan / triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan rapat berkala selama satu jam untuk obrolan informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mendapatkan gambaran sebenarnya tentang apa yang terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (employee Net Promoter score) adalah salah satu cara paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan Anda tentang perusahaan Anda. Ini termasuk satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS meliputi: Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menanggapi survei eNPS pada skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' untuk merekomendasikan perusahaan dan 1 menandakan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' untuk merekomendasikannya.

Berdasarkan tanggapan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori berbeda:

Promotor
Karyawan yang telah merespons positif atau setuju.
Pencela
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang tetap netral dengan tanggapan mereka.

Apa perbedaan antara faktur dan laporan pengeluaran?

Meskipun kedua dokumen tersebut melibatkan transaksi keuangan, faktur dan laporan pengeluaran memiliki tujuan yang berbeda:

‍

1. Faktur

Penerbitan: Faktur biasanya diterbitkan oleh pemasok atau vendor untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang diberikan kepada perusahaan. ‍
Format: Format ini mencakup informasi terperinci seperti rincian biaya, jumlah, harga, dan ketentuan pembayaran. ‍
Penerima: Faktur dikirim ke departemen utang perusahaan untuk diproses dan dibayar.

2. Laporan pengeluaran

Asal: Laporan pengeluaran dibuat oleh karyawan untuk meminta penggantian biaya terkait bisnis yang dibayarkan dari kantong sendiri. ‍
Isi: Ini merinci biaya yang dikeluarkan, termasuk tanggal, deskripsi, jumlah, dan tanda terima yang mendukung. ‍
Persetujuan: Laporan pengeluaran memerlukan persetujuan dari supervisor atau manajer sebelum penggantian biaya diproses oleh tim keuangan.

Apa saja praktik terbaik laporan pengeluaran karyawan?

Untuk merampingkan proses pelaporan pengeluaran dan memastikan akurasi dan kepatuhan, organisasi dapat mengikuti praktik-praktik terbaik ini:

‍

1. Penggunaan perangkat lunak pelaporan pengeluaran

Menerapkan perangkat lunak pelaporan pengeluaran mengotomatiskan pembuatan, penyerahan, dan persetujuan laporan pengeluaran.
Memungkinkan pelacakan pengeluaran secara real-time dan memastikan konsistensi dalam standar pelaporan.

2. Menetapkan kebijakan pengeluaran yang jelas

Kembangkan dan komunikasikan panduan yang jelas tentang biaya apa saja yang dapat diganti dan dalam kondisi apa.
Mengedukasi karyawan tentang pembaruan kebijakan dan harapan terkait dokumentasi dan tenggat waktu penyerahan.

3. Menstandarkan templat laporan pengeluaran

Menyediakan templat laporan pengeluaran standar bagi karyawan yang mencakup kolom yang diperlukan untuk informasi penting (misalnya, tanggal, deskripsi, jumlah, tanda terima).
Memastikan keseragaman dan mempermudah peninjauan dan pemrosesan laporan.

4. Mendorong penyerahan tepat waktu

Tetapkan tenggat waktu untuk menyerahkan laporan pengeluaran segera setelah pengeluaran terjadi untuk mempercepat penggantian biaya dan menjaga catatan keuangan yang akurat.
Kurangi risiko kehilangan tanda terima atau pengeluaran yang terlupakan dengan mendorong dokumentasi segera.

5. Pastikan dokumentasi yang tepat

Mewajibkan karyawan untuk melampirkan salinan pindaian atau gambar digital tanda terima untuk setiap item pengeluaran yang diklaim.
Pastikan tanda terima dapat dibaca dan menyertakan detail yang diperlukan seperti nama vendor, tanggal, dan jumlah total yang dibayarkan.

6. Menerapkan alur kerja persetujuan

Menetapkan alur kerja persetujuan yang jelas di mana laporan pengeluaran ditinjau dan disetujui oleh supervisor atau manajer.
Pastikan bahwa persetujuan didokumentasikan dan disimpan untuk tujuan audit.

7. Memantau dan menganalisis pola pengeluaran

Tinjau laporan pengeluaran secara teratur dan analisis pola pengeluaran untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya atau penyesuaian anggaran.
Gunakan wawasan untuk membuat keputusan yang tepat mengenai kebijakan perjalanan, negosiasi vendor, dan alokasi sumber daya.

Tautan Cepat

Solusi Keterlibatan Karyawan

Blog (dalam bahasa Inggris

Ebook & Panduan

Daftar Istilah

Lihat Semua Integrasi

Video