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Gestión de las ausencias

La gestión del absentismo se refiere a los procesos y estrategias empleados por las organizaciones para gestionar y mitigar eficazmente las ausencias de los empleados. Abarca diversas actividades, como el seguimiento de las ausencias, la aplicación de políticas y la oferta de mecanismos de apoyo para hacer frente al impacto del absentismo en los empleados y la organización.

¿Qué es la gestión de ausencias?

La gestión del absentismo se refiere al seguimiento, control y reducción de las ausencias de los empleados. Esto incluye el seguimiento de varios tipos de permisos, como bajas por enfermedad, vacaciones y otros permisos autorizados, y la gestión del impacto de las ausencias imprevistas o excesivas en la productividad y las operaciones.

¿Qué significa la gestión del absentismo?

La gestión del absentismo se refiere al enfoque sistemático adoptado por las organizaciones para supervisar, controlar y reducir las ausencias laborales de los empleados. Implica la aplicación de políticas, procedimientos y prácticas para minimizar el impacto de las ausencias en la productividad y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.

¿Qué es un procedimiento de gestión de ausencias?

Un procedimiento de gestión de ausencias es un conjunto de directrices y pasos que sigue una organización para gestionar eficazmente las ausencias de sus empleados. Suele incluir:

  • Políticas claras que describan los tipos de permisos disponibles para los empleados y los procedimientos para solicitarlos y aprobarlos.
  • Procedimientos de seguimiento y control de las ausencias, incluida la documentación de los motivos de ausencia y la identificación de patrones o problemas.
  • Las directrices para gestionar las ausencias imprevistas o excesivas incluyen la aplicación de medidas disciplinarias u ofrecer apoyo y adaptaciones.
  • Protocolos de comunicación para informar a los gestores y a RRHH sobre las solicitudes de baja y coordinar la cobertura de los empleados ausentes.
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¿Cuál es la importancia de la gestión del absentismo en las organizaciones?

La importancia de la gestión de las ausencias es la siguiente:

  • Mantenimiento de la continuidad operativa: Una gestión eficaz de las ausencias garantiza que las funciones organizativas continúen sin problemas incluso cuando los empleados están ausentes, minimizando las interrupciones en los flujos de trabajo y los proyectos.
  • Optimización de la productividad: Al abordar las ausencias de forma rápida y estratégica, las organizaciones pueden mantener niveles óptimos de productividad y cumplir los plazos sin sobrecargar al personal restante.
  • Mejora del compromiso de los empleados: La gestión proactiva de las ausencias demuestra el apoyo de la organización al bienestar de los empleados, lo que se traduce en mayores niveles de compromiso, satisfacción laboral y retención.

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Gestión de las ausencias

¿Cuáles son los objetivos de la gestión del absentismo?

Los objetivos de la gestión de ausencias son:

  • Minimizar las interrupciones: El objetivo principal es minimizar el impacto de las ausencias de los empleados en las operaciones y la productividad de la organización.
  • Garantizar el cumplimiento: La gestión de ausencias garantiza el cumplimiento de la legislación laboral pertinente, las políticas de la empresa y los acuerdos contractuales.
  • Promover el bienestar de los empleados: La gestión del absentismo busca promover la salud de los empleados, el equilibrio entre la vida laboral y personal, y el bienestar general proporcionando apoyo y adaptaciones.

¿Cuáles son los distintos tipos de ausencias?

Los diferentes tipos de ausencias son:

1. Ausencias programadas

  • Permisos de vacaciones: Tiempo libre planificado para descansar, relajarse y realizar actividades personales.
  • Tiempo libre programado: Ausencias preestablecidas por citas, acontecimientos familiares u otros motivos personales.
  • Días festivos: Días libres designados con motivo de festividades públicas o religiosas.

2. Ausencias no programadas

  • Baja por enfermedad: Ausencias por enfermedad o lesión que requieren tiempo libre para la recuperación.
  • Emergencias familiares: Situaciones imprevistas que requieren que los empleados atiendan necesidades urgentes de familiares.
  • Días personales: Días libres discrecionales por motivos personales no cubiertos por otras categorías de permisos.
  • Absentismo no planificado: Ausencias sin previo aviso ni motivo válido, que pueden indicar problemas subyacentes.

¿Cuáles son las estrategias para una gestión eficaz de las ausencias?

Las estrategias para una gestión eficaz de las ausencias son:

  • Establecer políticas de ausencia claras: Las políticas claramente definidas comunican las expectativas relativas a la asistencia, los derechos de permiso y los procedimientos para solicitar tiempo libre.
  • Implantar sistemas de seguimiento de las ausencias: Utilizar la tecnología para hacer un seguimiento preciso de las ausencias de los empleados facilita la intervención oportuna y la toma de decisiones basada en datos.
  • Promover un equilibrio saludable entre trabajo y vida privada: Animar a los empleados a dar prioridad al autocuidado y al bienestar personal fomenta una cultura de salud y equilibrio.
  • Fomentar la comunicación abierta: Crear canales de comunicación transparente permite a los empleados hablar abiertamente de las ausencias y buscar apoyo cuando lo necesitan.
  • Flexibilidad laboral: Ofrecer opciones de horario flexible, oportunidades de trabajo a distancia o acuerdos de trabajo alternativos puede adaptarse a las diversas necesidades de los empleados.
  • Ofrecer programas de asistencia a los empleados (PAE): Proporcionar acceso a asesoramiento, recursos de bienestar y servicios de apoyo puede ayudar a los empleados a gestionar sus problemas personales y reducir el absentismo laboral.
  • Formación cruzada y planificación de la sucesión: La formación cruzada de los empleados y el desarrollo de planes de sucesión garantizan que las ausencias no interrumpan las funciones críticas de la empresa y facilitan transiciones fluidas durante los cambios de personal.

¿Cuáles son los retos de la gestión de ausencias?

Los retos en la gestión de las ausencias son:

  • Impacto financiero en la organización: El absentismo puede aumentar los costes debido al pago de horas extra, la contratación de personal temporal o la pérdida de productividad.
  • Interrupciones operativas: Las ausencias inesperadas pueden alterar los flujos de trabajo, lo que provoca retrasos, incumplimiento de plazos y disminución de la eficiencia.
  • Moral y productividad de los empleados: Las ausencias frecuentes pueden bajar la moral del personal restante y reducir la productividad general.
  • Cumplimiento legal y legislación laboral: No gestionar las ausencias según las leyes y normativas pertinentes puede exponer a las organizaciones a riesgos y responsabilidades legales.

Encuestas sobre el pulso de los empleados:

Se trata de encuestas cortas que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).

Reuniones individuales:

Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada uno de los miembros del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que ocurre con ellos. Al ser una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.

eNPS:

El eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas pero eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de las preguntas del eNPS son ¿Qué probabilidad hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde el 10 denota que es "muy probable" que recomienden la empresa y el 1 significa que es "muy poco probable" que la recomienden.

En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:

  • Promotores
    Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo.
  • Detractores
    Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo.
  • Pasivos
    Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.

¿Cuál es el papel de RRHH en la gestión del absentismo?

RRHH desempeña un papel central en la gestión de las ausencias:

  • Desarrollar y aplicar políticas y procedimientos de gestión de ausencias.
  • Proporcionar orientación y apoyo a directivos y empleados en relación con los derechos, procedimientos y expectativas en materia de permisos.
  • Seguimiento y análisis de los datos de absentismo para identificar tendencias y áreas de mejora.
  • Ofrecer apoyo y adaptaciones a los empleados que puedan necesitar ayuda para gestionar sus ausencias por problemas de salud u otros motivos.
  • Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios relacionados con las vacaciones de los empleados.
  • Facilitar la comunicación y la colaboración entre directivos, empleados y otras partes interesadas en relación con cuestiones de gestión de ausencias.

¿Cómo se gestionan las ausencias en el lugar de trabajo?

La gestión de las ausencias en el lugar de trabajo implica varios pasos:

  • Aplicar políticas y procedimientos claros en materia de asistencia y permisos.
  • Informar a los trabajadores sobre sus derechos y responsabilidades en materia de vacaciones.
  • Supervisión y seguimiento de las ausencias para identificar patrones o problemas.
  • Abordar las causas subyacentes de las ausencias frecuentes, como los problemas de salud o la insatisfacción en el lugar de trabajo.
  • Ofrecer apoyo y adaptaciones cuando proceda, como horarios de trabajo flexibles o acceso a programas de bienestar.
  • Mantener una comunicación abierta entre directivos y empleados en relación con las solicitudes de permisos y las expectativas.

¿Cómo se informa al jefe de una excedencia?

Por lo general, los trabajadores deben informar a su jefe de su excedencia lo antes posible, preferiblemente antes de que comience. Esto puede hacerse por diversos medios, por ejemplo:

  • Enviar un correo electrónico o una solicitud por escrito en la que se indiquen los detalles de la baja, incluidas las fechas y el motivo.
  • Solicitar una reunión con el gestor para hablar de la baja en persona.
  • Seguir los procedimientos establecidos por la empresa para solicitar vacaciones, como rellenar un formulario formal de solicitud de vacaciones.

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